O Microsoft Word permite-lhe criar e trabalhar com muitos documentos novos todos os dias, mas por vezes o que estamos habituados pode não ser eficiente nem eficaz. Os profissionais sugerem 10 formas de facilitar a sua vida na utilização desta aplicação.
Alterar o tipo de letra predefinido no Word
As normas da organização para a qual trabalha, ou a preferência pessoal, ditam a utilização de um determinado tipo de letra. tipo de letra o Microsoft Word é um programa de edição de texto com determinadas características, por exemplo, Times New Roman, 12 pt. Infelizmente, o Microsoft Word não consegue ler a sua mente e, sempre que o inicia, sugere a utilização do tipo de letra Verdana, 10 pt. Isto é muito aborrecido, porque tem de mudar o tipo de letra vezes sem conta. Fazer isto para um documento demora apenas alguns segundos, mas fazê-lo para anos pode demorar horas. Por que não acabar com o incómodo e pôr um ponto final nesta situação?
Solução: É necessário especificar a fonte e as suas características, que serão utilizadas sempre que abrir um novo ficheiro. Para o fazer, vá ao separador "Home", clique em "Font", especifique a opção pretendida e clique no botão "Default" no canto inferior esquerdo.
O Thesaurus vai ajudar
Todos compreendem que as definições científicas específicas e os termos jurídicos não implicam a utilização de sinónimos. Mas na escrita informal ou quotidiana, a utilização de palavras com significados semelhantes é perfeitamente aceitável e, por vezes, até necessária. Isto permitirá que o seu texto ganhe uma nova cor, melhore a legibilidade e deixe de ser aborrecido. No caso de não ter um vocabulário suficientemente grande ou de não se conseguir lembrar de nada no momento, vale a pena recorrer sempre ao seu browser?
Solução: o dicionário de sinónimos já incorporado no Word irá pedir-lhe as palavras certas. Clique na palavra que pretende substituir enquanto mantém premida a tecla Alt do seu teclado. Aparecerá uma janela à direita onde pode procurar um sinónimo entre as variantes sugeridas.
Movimentação rápida das linhas da lista
A informação é melhor compreendida através de listas com diferentes marcadores. Graças à estrutura e à divisão em partes, é muito mais fácil para o nosso cérebro assimilar a informação. É por isso que o planeamento é feito em formato de lista. Uma lista que é agradável de ver, mas difícil de formatar, impede os utilizadores de a utilizarem frequentemente. Um caso especial é o movimento das linhas em relação umas às outras, para este efeito todos utilizam normalmente os tão apreciados atalhos de teclado: Ctrl+C e Ctrl+V.
Solução: a combinação Alt + Shift + ↑(↓) irá mover o item seleccionado na direcção certa. Esta combinação de teclas também é aplicável a parágrafos. É possível inserir trechos de texto entre partes de uma lista.
Espaço não separável
Muitas pessoas sabem que, ao escrever valores grandes, os números não podem ser separados por várias linhas, ou as iniciais não devem ser separadas do apelido. Mas o Word por vezes não conhece as regras elementares e faz coisas que não devia. Não fique nervoso e culpe o software por todos os pecados.
A solução: o espaço não separável é a solução para todos os seus problemas. Prima Shift + Ctrl + "Espaço" para manter as linhas separadas. São utilizados para abreviaturas (por exemplo, 10 mm), entre caracteres e os números que lhes pertencem (por exemplo, 26). Nas pré-visualizações de caracteres não imprimíveis, aparece como um círculo.
Códigos de campo.
Esta característica pode não parecer muito útil na vida normal, mas para a concepção de documentos padrão será adequada. Pode simplesmente fazer uma pequena correcção num documento típico, actualizar as margens e não ter de refazer todo o texto.
Por exemplo, se pretender traduzir números de seis dígitos para minúsculas ou inserir a data em que o documento foi criado, os códigos de campo ajudá-lo-ão definitivamente. A combinação de teclas Alt + F9 altera a apresentação dos códigos de campo e dos seus valores. Para o fazer, vá a Inserir, procure "Blocos Expressos" e clique em "Campos", ou utilize Ctrl + F9. Quando aparecerem os parênteses rectos, pode introduzir aí um número, que se reflectirá nas letras.
Proteja os seus documentos
A vida é diferente, por isso nunca deve deixar o seu portátil, pen drive, etc. sem vigilância. Mas, mesmo assim, se o fizer, deve certificar-se de que define previamente as palavras-passe dos seus documentos. A segurança do Word é semelhante à utilizada pelo governo americano para proteger os segredos de Estado.
No entanto, não se deve esquecer das suas palavras-passe, pois não as poderá recuperar. Vá ao separador Ficheiro, desloque-se para baixo, seleccione Informações, clique em Proteger documento e clique em Encriptar palavra-passe. Para desproteger, tem de activar o documento e remover a palavra-passe, no mesmo local.
Definir uma restrição para efectuar alterações
Se pretende que o seu trabalho seja visível, mas que nada possa ser alterado por outro utilizador, utilize a restrição de modificação.
Solução: vá ao separador "Ficheiro", desloque-se para baixo, seleccione "Detalhes", clique em "Proteger documento" e clique em "Restringir edição". Aqui pode, por exemplo, especificar secções do documento que não serão sujeitas à regra de restrição.
Autosubstituição
Com esta funcionalidade, pode facilmente reduzir a ortografia de palavras e frases complexas e, em alguns casos, de frases, a apenas algumas letras. Também elimina os erros tipográficos típicos que lhe são exclusivos.
Localize o separador "Ficheiro", expanda "Opções", clique em "Ortografia" e, em seguida, clique em "Opções de troca automática". Introduza as informações nas linhas "Substituir" e "Para". Pronto. A velocidade de escrita pode agora aumentar.
Criar sempre uma cópia de segurança
Toda a gente na sua vida já se deparou com momentos em que a energia se desliga sem aviso ou em que se fecha acidentalmente um documento sem o guardar. Para esses casos e inventada uma cópia de segurança, que será necessária para restaurar a informação após circunstâncias imprevistas. Esta funcionalidade também é utilizada para arquivar versões anteriores de um documento.
Clique em "Ficheiro", prima "Opções", depois "Avançadas" e procure "Guardar". Clique em "Guardar sempre cópia de segurança".
Puxar para cima a "cauda" das páginas
Por vezes, o texto não cabe numa página e o Word passa o texto para a página seguinte, o que é inconveniente para a impressão. É aqui que se recorre a vários truques, embora se possa simplesmente utilizar a opção "Reduzir para página". O texto é reduzido para o tamanho de 1 página, comprimindo ligeiramente o tamanho e o espaçamento das linhas. Vá à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, abra "Outros Comandos", mude para "Todos os Comandos", depois desça até à função "Reduzir para Página" e mova-a para a janela à direita. Um clique e a 'cauda' é cortada.
Pegue nas dicas que se aplicam ao seu trabalho, estude-as e utilize-as na prática. Poupe o seu tempo, torne o seu trabalho mais racional. Tenha um bom trabalho!
