"Microsoft Word" leidžia kasdien kurti ir dirbti su daugybe naujų dokumentų, tačiau kartais tai, prie ko esame įpratę, gali būti nei veiksminga, nei efektyvu. Specialistai siūlo 10 būdų, kaip palengvinti savo gyvenimą naudojantis šia programa.
Numatytojo šrifto keitimas programoje "Word
Organizacijos, kurioje dirbate, standartai arba asmeniniai pageidavimai diktuoja naudoti tam tikrą šriftą. šriftas su tam tikromis savybėmis, tarkime, "Times New Roman", 12 pt. Deja, "Microsoft Word" nesugeba skaityti jūsų minčių ir kaskart paleidus programą siūlo naudoti Verdana šriftą, 10 pt. Tai labai erzina, nes šriftą tenka keisti vėl ir vėl. Vienam dokumentui tai padaryti užtrunka tik kelias sekundes, bet metų metus tai gali užtrukti kelias valandas. Kodėl gi nenutraukus šio vargo ir nepadarius tam visiško galo?
Sprendimas: Reikia nurodyti šriftą ir jo savybes, kurios bus naudojamos kiekvieną kartą atidarant naują failą. Norėdami tai padaryti, eikite į skirtuką "Home" (Pagrindinis), spustelėkite "Font" (Šriftas), nurodykite norimą parinktį ir spustelėkite mygtuką "Default" (Numatytoji) apačioje kairėje.
Tezauras padės
Visi supranta, kad konkrečios mokslinės apibrėžtys ir teisiniai terminai nereiškia sinonimų vartojimo. Tačiau neformalioje ar kasdienėje raštijoje panašios reikšmės žodžių vartojimas yra visiškai priimtinas, o kartais net būtinas. Tai leis jūsų tekstui įgauti naują spalvą, todėl jis taps labiau skaitomas ir ne toks nuobodus. Jei neturite pakankamai plataus žodyno arba jei šiuo metu negalite nieko sugalvoti, visada kreipkitės į naršyklę?
Sprendimas: Word programoje jau įdiegtas tezauras pasiūlys jums tinkamus žodžius. Spustelėkite žodį, kurį norite pakeisti, laikydami nuspaustą klaviatūros klavišą Alt. Dešinėje pusėje atsiras langas, kuriame galėsite ieškoti sinonimo iš siūlomų variantų.
Greitai judančios sąrašo eilutės
Informacija geriausiai suprantama naudojant sąrašus su skirtingais žymekliais. Dėl struktūros ir suskirstymo į dalis mūsų smegenims daug lengviau įsisavinti informaciją. Štai kodėl planavimas atliekamas sąrašo formatu. Sąrašas, į kurį malonu žiūrėti, bet nepatogu formatuoti, stabdo naudotojus nuo dažno jų naudojimo. Ypatingas atvejis yra eilučių judėjimas viena kitos atžvilgiu, tam visi paprastai naudoja visų taip mėgstamus klaviatūros trumpinius: Ctrl+C ir Ctrl+V.
Sprendimas: kombinacija Alt + Shift + ↑(↓) perkelia pasirinktą elementą reikiama kryptimi. Ši klavišų kombinacija taip pat taikoma pastraipoms. Galite įterpti teksto fragmentus tarp sąrašo dalių.
Neperbrauktas tarpas
Daugelis žmonių žino, kad rašant dideles reikšmes, skaitmenų negalima atskirti keliomis eilutėmis arba inicialų negalima atskirti nuo pavardės. Tačiau "Word" kartais nežino elementarių taisyklių ir daro tai, ko neturėtų daryti. Nesinervinkite ir dėl visų nuodėmių nekaltinkite programinės įrangos.
Sprendimas: nepertraukiamas tarpas yra visų jūsų problemų sprendimas. Paspauskite Shift + Ctrl + "Space" ir taip eilutės bus atskirtos. Jie naudojami santrumpoms (pvz., 10 mm), tarp simbolių ir jiems priklausančių skaičių (pvz., 26). Nespausdinamų simbolių peržiūrose jis bus rodomas kaip apskritimas.
Lauko kodai.
Ši funkcija gali pasirodyti nelabai patogi įprastame gyvenime, tačiau standartinių dokumentų dizainui tiks. Galite tiesiog šiek tiek pataisyti tipinį dokumentą, atnaujinti paraštes ir nebereikės iš naujo kurti viso teksto.
Pavyzdžiui, jei norite šešiaženklius skaičius išversti į mažąsias raides arba įterpti dokumento sukūrimo datą, laukų kodai jums tikrai padės tai padaryti. Klavišų kombinacija Alt + F9 pakeičia laukų kodų ir jų reikšmių rodymą. Norėdami tai padaryti, eikite į Insert, ieškokite "Express Blocks" ir spustelėkite "Fields" arba naudokite Ctrl + F9. Kai pasirodys laužtiniai skliaustai, juose galėsite įvesti skaičių, ir tada jis bus atspindėtas per raides.
Apsaugokite savo dokumentus
Gyvenimas yra kitoks, todėl niekada nepalikite be priežiūros savo nešiojamojo kompiuterio, atmintinės ir pan. Bet jei vis dėlto paliekate, prieš tai turėtumėte įsitikinti, kad dokumentuose nustatėte slaptažodžius. Programos "Word" saugumas panašus į tą, kurį Amerikos vyriausybė naudoja valstybės paslaptims apsaugoti.
Vis dėlto nereikėtų pamiršti slaptažodžių, nes jų nepavyks atkurti. Eikite į skirtuką Failas, slinkite žemyn, pasirinkite Informaciją, spustelėkite Apsaugoti dokumentą ir spustelėkite Slaptažodžiu užšifruoti. Norėdami panaikinti apsaugą, turite aktyvuoti dokumentą ir toje pačioje vietoje pašalinti slaptažodį.
Nustatykite pakeitimų atlikimo apribojimą
Jei norite, kad jūsų darbas būtų matomas, bet kitas naudotojas nieko negalėtų pakeisti, naudokite keitimo apribojimą.
Sprendimas: eikite į skirtuką "Failas", slinkite žemyn, pasirinkite "Detalės", spustelėkite "Apsaugoti dokumentą" ir spustelėkite "Apriboti redagavimą". Čia galite, pavyzdžiui, nurodyti dokumento skyrius, kuriems nebus taikoma apribojimo taisyklė.
Automatinis pakeitimas
Naudodami šią funkciją galite lengvai sumažinti sudėtingų žodžių ir frazių, o kai kuriais atvejais ir sakinių, rašybą iki poros raidžių. Ji taip pat pašalins tipines rašybos klaidas, kurios būdingos tik jums.
Raskite skirtuką "File" (failas), išskleiskite "Options" (parinktys), spustelėkite "Spelling" (rašyba), tada spustelėkite "Auto-Swap Options" (automatinio keitimo parinktys). Įveskite informaciją eilutėse "Pakeisti" ir "Į". Atlikta. Dabar galima padidinti spausdinimo greitį.
Visada sukurkite atsarginę kopiją
Kiekvienas savo gyvenime yra susidūręs su akimirkomis, kai be įspėjimo dingsta elektra arba netyčia uždarote dokumentą jo neišsaugoję. Tokiems atvejams ir sugalvojo atsarginę kopiją, kurios prireiks norint atkurti informaciją po nenumatytų aplinkybių. Tokia funkcija taip pat naudojama ankstesnėms dokumento versijoms archyvuoti.
Spustelėkite "File", paspauskite "Options", tada "Advanced" ir ieškokite "Save". Spustelėkite "Always Save backup" (visada išsaugoti atsarginę kopiją).
Ištraukite puslapių "uodegą"
Kartais tekstas netelpa į 1 puslapį ir "Word" perkelia tekstą į kitą puslapį, nors tai nepatogu spausdinant. Čia griebiamasi įvairių gudrybių, nors galite tiesiog naudoti parinktį "Sumažinti į puslapį". Tekstas sumažinamas iki 1 puslapio dydžio šiek tiek suspaudžiant eilučių dydį ir tarpus tarp jų. Eikite į greitosios prieigos įrankių juostą, atidarykite "Kitos komandos", pakeiskite į "Visos komandos", tada nusileiskite prie funkcijos "Sumažinti iki puslapio" ir perkelkite ją į dešinėje esantį langą. Vienas spustelėjimas ir "uodega" bus apkarpyta.
Pasinaudokite patarimais, kurie tinka jūsų darbui, išstudijuokite juos ir naudokite praktiškai. Taupykite laiką, padarykite savo darbą racionalesnį. Malonaus darbo!
