Microsoft Word memungkinkan Anda untuk membuat dan bekerja dengan banyak dokumen baru setiap hari, tetapi terkadang apa yang biasa kita lakukan tidak efisien atau efektif. Para profesional menyarankan 10 cara untuk membuat hidup Anda lebih mudah saat menggunakan aplikasi ini.
Ubah font default di Word
Standar organisasi tempat Anda bekerja, atau preferensi pribadi, menentukan bahwa Anda menggunakan jenis huruf tertentu. font dengan karakteristik tertentu, misalnya Times New Roman, 12 pt. Sayangnya, Microsoft Word tidak dapat membaca pikiran Anda, dan setiap kali Anda memulainya, Microsoft Word menyarankan untuk menggunakan font Verdana, 10 pt. Ini sangat menjengkelkan, karena Anda harus mengubah font berulang kali. Melakukan hal ini untuk satu dokumen hanya membutuhkan waktu beberapa detik, tetapi melakukannya selama bertahun-tahun bisa memakan waktu berjam-jam. Mengapa tidak menghentikan kerumitan dan berhenti melakukannya?
Solusi: Anda perlu menentukan font dan karakteristiknya, yang akan digunakan setiap kali Anda membuka file baru. Untuk melakukannya, buka tab "Beranda", klik "Font", tentukan opsi yang Anda inginkan dan klik tombol "Default" di kiri bawah.
Tesaurus akan membantu
Semua orang memahami bahwa definisi ilmiah dan istilah hukum tertentu tidak menyiratkan penggunaan sinonim. Tetapi dalam tulisan informal atau sehari-hari, penggunaan kata-kata dengan arti yang sama dapat diterima dan terkadang bahkan diperlukan. Hal ini akan membuat tulisan Anda memiliki warna baru, meningkatkan keterbacaan, dan tidak membosankan. Jika Anda tidak memiliki kosakata yang cukup banyak atau jika Anda tidak dapat memikirkan apa pun saat ini, apakah perlu membuka peramban setiap saat?
Solusi: tesaurus yang sudah ada di dalam Word akan meminta Anda untuk mencari kata yang tepat. Klik pada kata yang ingin Anda ganti sambil menahan tombol Alt pada keyboard Anda. Sebuah jendela akan muncul di sebelah kanan di mana Anda dapat mencari sinonim dari varian yang disarankan.
Baris daftar yang bergerak cepat
Informasi paling baik dipahami dengan menggunakan daftar dengan penanda yang berbeda. Berkat struktur dan pembagian menjadi beberapa bagian, otak kita lebih mudah mengasimilasi informasi. Inilah sebabnya mengapa perencanaan dilakukan dalam format daftar. Daftar yang menyenangkan untuk dilihat, tetapi canggung untuk diformat, membuat pengguna tidak sering menggunakannya. Kasus khusus adalah pergerakan garis yang relatif satu sama lain, untuk tujuan ini semua orang biasanya menggunakan pintasan keyboard yang sangat disukai: Ctrl + C dan Ctrl + V.
Solusi: kombinasi Alt + Shift + ↑ (↓) akan memindahkan item yang dipilih ke arah yang benar. Kombinasi tombol ini juga berlaku untuk paragraf. Anda dapat menyisipkan potongan teks di antara bagian-bagian daftar.
Spasi yang tidak diputus
Banyak orang tahu bahwa ketika menulis nilai yang besar, angka tidak dapat dipisahkan oleh beberapa baris, atau inisial tidak boleh dipisahkan dari nama keluarga. Tetapi Word terkadang tidak mengetahui aturan dasar dan melakukan hal-hal yang tidak seharusnya. Jangan gugup dan menyalahkan perangkat lunak untuk semua dosa.
Solusinya: spasi yang tidak pecah adalah solusi untuk semua masalah Anda. Tekan Shift + Ctrl + "Spasi" dan ini akan membuat baris-baris tetap terpisah. Spasi ini digunakan untuk singkatan (mis. 10 mm), di antara karakter dan angka yang menjadi bagian dari karakter tersebut (mis. 26). Pada pratinjau karakter yang tidak dapat dicetak, karakter ini akan muncul sebagai lingkaran.
Kode bidang.
Fitur ini mungkin tampak tidak terlalu berguna dalam kehidupan normal, tetapi untuk desain dokumen standar akan cocok. Anda bisa melakukan koreksi kecil pada dokumen biasa, memperbarui margin dan tidak perlu mengulang seluruh teks.
Misalnya, jika Anda ingin menerjemahkan angka enam digit menjadi huruf kecil atau menyisipkan tanggal pembuatan dokumen, kode bidang pasti akan membantu Anda. Kombinasi tombol Alt + F9 mengubah tampilan kode bidang dan nilainya. Untuk melakukannya, buka Sisipkan, cari "Blok Ekspres" dan klik "Bidang", atau gunakan Ctrl + F9. Setelah tanda kurung kurawal muncul, Anda dapat memasukkan angka di sana, dan kemudian akan tercermin melalui huruf.
Amankan dokumen Anda
Hidup itu berbeda, jadi jangan pernah meninggalkan laptop, flashdisk, dll. tanpa pengawasan. Namun tetap saja, jika Anda melakukannya, maka Anda harus memastikan bahwa Anda telah mengatur kata sandi pada dokumen Anda sebelumnya. Keamanan Word mirip dengan yang digunakan oleh pemerintah Amerika untuk melindungi rahasia negara.
Namun, jangan lupa kata sandi Anda, karena Anda tidak akan dapat memulihkannya. Buka tab File, gulir ke bawah, pilih Informasi, klik Lindungi Dokumen dan klik Enkripsi Kata Sandi. Untuk membuka proteksi, Anda harus mengaktifkan dokumen dan menghapus kata sandi di tempat yang sama.
Tetapkan batasan untuk membuat perubahan
Jika Anda ingin pekerjaan Anda terlihat, tetapi tidak ada yang dapat diubah oleh pengguna lain, gunakan pembatasan modifikasi.
Solusi: buka tab "File", gulir ke bawah, pilih "Detail", klik "Lindungi Dokumen" dan klik "Batasi Pengeditan". Di sini Anda dapat, misalnya, menentukan bagian dokumen yang tidak akan tunduk pada aturan pembatasan.
Substitusi otomatis
Dengan fitur ini, Anda bisa dengan mudah mengurangi ejaan kata dan frasa yang rumit, dan dalam beberapa kasus kalimat, menjadi hanya beberapa huruf saja. Fitur ini juga akan menghilangkan kesalahan ketik yang khas bagi Anda.
Cari tab "File", perluas "Opsi", klik "Ejaan", lalu klik "Opsi Penukaran Otomatis". Masukkan informasi di baris "Ganti" dan "Ke". Selesai. Kecepatan pengetikan sekarang dapat meningkat.
Selalu buat salinan cadangan
Setiap orang dalam hidup mereka pernah mengalami saat-saat ketika listrik padam tanpa peringatan atau Anda tidak sengaja menutup dokumen tanpa menyimpan. Untuk kasus-kasus seperti itu dan menciptakan cadangan, yang akan diperlukan untuk memulihkan informasi setelah keadaan yang tidak terduga. Fitur semacam itu juga digunakan untuk mengarsipkan versi dokumen sebelumnya.
Klik "File", tekan "Options", lalu "Advanced" dan cari "Save". Klik "Selalu simpan cadangan".
Tarik "ekor" halaman
Terkadang teks tidak muat di 1 halaman, dan Word melempar teks ke halaman berikutnya, meskipun tidak nyaman untuk dicetak. Di sinilah berbagai trik digunakan, meskipun Anda dapat dengan mudah menggunakan opsi "Kecilkan ke Halaman". Teks diperkecil menjadi ukuran 1 halaman dengan sedikit memampatkan ukuran dan jarak baris. Buka Bilah Alat Akses Cepat, buka "Perintah Lain", ubah ke "Semua Perintah", lalu tarik ke bawah ke fungsi "Kecilkan ke Halaman" dan pindahkan ke jendela di sebelah kanan. Satu klik dan 'ekor' akan terpangkas.
Ambil tips yang berlaku untuk pekerjaan Anda, pelajari dan gunakan dalam praktik. Hemat waktu Anda, buatlah pekerjaan Anda lebih rasional. Selamat bekerja!
