Το Microsoft Word σας επιτρέπει να δημιουργείτε και να εργάζεστε με πολλά νέα έγγραφα κάθε μέρα, αλλά μερικές φορές αυτό που έχουμε συνηθίσει δεν είναι ούτε αποδοτικό ούτε αποτελεσματικό. Οι επαγγελματίες προτείνουν 10 τρόπους για να κάνετε τη ζωή σας ευκολότερη όταν χρησιμοποιείτε αυτή την εφαρμογή.
Αλλαγή της προεπιλεγμένης γραμματοσειράς στο Word
Τα πρότυπα του οργανισμού για τον οποίο εργάζεστε ή η προσωπική σας προτίμηση υπαγορεύουν τη χρήση μιας συγκεκριμένης γραμματοσειράς. γραμματοσειρά με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά, ας πούμε Times New Roman, 12 pt. Δυστυχώς, το Microsoft Word δεν μπορεί να διαβάσει το μυαλό σας και κάθε φορά που το ξεκινάτε προτείνει τη χρήση της γραμματοσειράς Verdana, 10 pt. Αυτό είναι πολύ ενοχλητικό, επειδή πρέπει να αλλάζετε τη γραμματοσειρά ξανά και ξανά. Το να το κάνετε αυτό για ένα έγγραφο διαρκεί μόνο μερικά δευτερόλεπτα, αλλά το να το κάνετε για χρόνια μπορεί να πάρει ώρες. Γιατί να μην σταματήσετε την ταλαιπωρία και να βάλετε ένα τέλος;
Λύση: Πρέπει να καθορίσετε τη γραμματοσειρά και τα χαρακτηριστικά της, η οποία θα χρησιμοποιείται κάθε φορά που ανοίγετε ένα νέο αρχείο. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική", κάντε κλικ στην επιλογή "Γραμματοσειρά", καθορίστε την επιλογή που θέλετε και κάντε κλικ στο κουμπί "Προεπιλογή" κάτω αριστερά.
Ο θησαυρός θα βοηθήσει
Όλοι κατανοούν ότι οι συγκεκριμένοι επιστημονικοί ορισμοί και οι νομικοί όροι δεν συνεπάγονται τη χρήση συνωνύμων. Αλλά στην ανεπίσημη ή καθημερινή γραφή η χρήση λέξεων με παρόμοιες έννοιες είναι απολύτως αποδεκτή και μερικές φορές ακόμη και απαραίτητη. Αυτό θα επιτρέψει στο κείμενό σας να πάρει ένα νέο χρώμα, να βελτιώσει την αναγνωσιμότητα και να πάψει να είναι βαρετό. Σε περίπτωση που δεν έχετε αρκετά μεγάλο λεξιλόγιο ή αν δεν μπορείτε να σκεφτείτε τίποτα αυτή τη στιγμή, αξίζει να στρέφεστε συνέχεια στο πρόγραμμα περιήγησής σας;
Λύση: Ο θησαυρός που είναι ήδη ενσωματωμένος στο Word θα σας ζητήσει τις σωστές λέξεις. Κάντε κλικ στη λέξη που θέλετε να αντικαταστήσετε κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Alt στο πληκτρολόγιό σας. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στα δεξιά όπου μπορείτε να αναζητήσετε ένα συνώνυμο από τις προτεινόμενες παραλλαγές.
Γρήγορη μετακίνηση των γραμμών της λίστας
Οι πληροφορίες γίνονται καλύτερα κατανοητές με τη χρήση λιστών με διαφορετικούς δείκτες. Χάρη στη δομή και τη διαίρεση σε μέρη, είναι πολύ πιο εύκολο για τον εγκέφαλό μας να αφομοιώσει τις πληροφορίες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο προγραμματισμός γίνεται σε μορφή λίστας. Μια λίστα που είναι ευχάριστη στην όψη, αλλά άβολη στη μορφοποίηση, εμποδίζει τους χρήστες να τη χρησιμοποιούν συχνά. Μια ειδική περίπτωση είναι η μετακίνηση των γραμμών σε σχέση μεταξύ τους, για το σκοπό αυτό όλοι συνήθως χρησιμοποιούν τις πολυαγαπημένες συντομεύσεις πληκτρολογίου: Ctrl+C και Ctrl+V.
Λύση: Ο συνδυασμός Alt + Shift + ↑(↓) θα μετακινήσει το επιλεγμένο στοιχείο προς τη σωστή κατεύθυνση. Αυτός ο συνδυασμός πλήκτρων ισχύει και για παραγράφους. Μπορείτε να εισάγετε αποσπάσματα κειμένου μεταξύ των τμημάτων μιας λίστας.
Μη διακεκομμένο διάστημα
Πολλοί άνθρωποι γνωρίζουν ότι όταν γράφονται μεγάλες τιμές, οι αριθμοί δεν μπορούν να διαχωρίζονται από πολλές γραμμές ή τα αρχικά δεν πρέπει να διαχωρίζονται από το επώνυμο. Αλλά το Word μερικές φορές δεν γνωρίζει τους στοιχειώδεις κανόνες και κάνει πράγματα που δεν θα έπρεπε. Μην αγχώνεστε και μην κατηγορείτε το λογισμικό για όλες τις αμαρτίες.
Η λύση: το μη διακεκομμένο διάστημα είναι η λύση σε όλα σας τα προβλήματα. Πατήστε Shift + Ctrl + "Space" και αυτό θα κρατήσει τις γραμμές χωριστά. Χρησιμοποιούνται για συντομογραφίες (π.χ. 10 mm), μεταξύ χαρακτήρων και των αριθμών που ανήκουν σε αυτούς (π.χ. 26). Στις προεπισκοπήσεις μη εκτυπώσιμων χαρακτήρων θα εμφανίζεται ως κύκλος.
Κωδικοί πεδίου: Κίνα.
Αυτό το χαρακτηριστικό μπορεί να μην φαίνεται πολύ βολικό στην κανονική ζωή, αλλά για το σχεδιασμό τυποποιημένων εγγράφων θα είναι κατάλληλο. Μπορείτε απλώς να κάνετε μια μικρή διόρθωση σε ένα τυπικό έγγραφο, να ενημερώσετε τα περιθώρια και να μην χρειαστεί να ξανακάνετε ολόκληρο το κείμενο.
Για παράδειγμα, αν θέλετε να μεταφράσετε εξαψήφιους αριθμούς σε πεζά γράμματα ή να εισαγάγετε την ημερομηνία δημιουργίας του εγγράφου, οι κωδικοί πεδίου θα σας βοηθήσουν σίγουρα σε αυτό. Ο συνδυασμός πλήκτρων Alt + F9 αλλάζει την εμφάνιση των κωδικών πεδίου και των τιμών τους. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή, αναζητήστε το "Express Blocks" και κάντε κλικ στο "Fields" ή χρησιμοποιήστε Ctrl + F9. Μόλις εμφανιστούν οι καμπύλες αγκύλες, μπορείτε να εισαγάγετε εκεί έναν αριθμό, ο οποίος στη συνέχεια θα αποτυπωθεί μέσω των γραμμάτων.
Ασφαλίστε τα έγγραφά σας
Η ζωή είναι διαφορετική, γι' αυτό δεν πρέπει ποτέ να αφήνετε το φορητό σας υπολογιστή, το στικάκι σας κ.λπ. χωρίς επιτήρηση. Αλλά και πάλι, αν το κάνετε, τότε θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει εκ των προτέρων κωδικούς πρόσβασης στα έγγραφά σας. Η ασφάλεια του Word είναι παρόμοια με το σύστημα ασφαλείας που χρησιμοποιεί η αμερικανική κυβέρνηση για την προστασία των κρατικών μυστικών.
Ωστόσο, δεν πρέπει να ξεχνάτε τους κωδικούς σας, καθώς δεν θα μπορείτε να τους ανακτήσετε. Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο, μετακινηθείτε προς τα κάτω, επιλέξτε Πληροφορίες, κάντε κλικ στην επιλογή Προστασία εγγράφου και κάντε κλικ στην επιλογή Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης. Για να καταργήσετε την προστασία, πρέπει να ενεργοποιήσετε το έγγραφο και να αφαιρέσετε τον κωδικό πρόσβασης, στο ίδιο σημείο.
Ορίστε έναν περιορισμό στην πραγματοποίηση αλλαγών
Αν θέλετε να είναι ορατό το έργο σας, αλλά να μην μπορεί να αλλάξει τίποτα από άλλον χρήστη, χρησιμοποιήστε τον περιορισμό τροποποίησης.
Λύση: μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχείο", μετακινηθείτε προς τα κάτω, επιλέξτε "Λεπτομέρειες", κάντε κλικ στην επιλογή "Προστασία εγγράφου" και κάντε κλικ στην επιλογή "Περιορισμός της επεξεργασίας". Εδώ μπορείτε, για παράδειγμα, να καθορίσετε τμήματα του εγγράφου που δεν θα υπόκεινται στον κανόνα περιορισμού.
Αυτόματη αντικατάσταση
Με αυτή τη λειτουργία, μπορείτε εύκολα να μειώσετε την ορθογραφία πολύπλοκων λέξεων και φράσεων, και σε ορισμένες περιπτώσεις προτάσεων, σε μερικά μόνο γράμματα. Θα εξαλείψει επίσης τα τυπικά τυπογραφικά λάθη που είναι μοναδικά για εσάς.
Βρείτε την καρτέλα "Αρχείο", επεκτείνετε τις "Επιλογές", κάντε κλικ στην επιλογή "Ορθογραφία" και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές αυτόματης ανταλλαγής". Εισάγετε τις πληροφορίες στις γραμμές "Αντικατάσταση" και "Προς". Έγινε. Η ταχύτητα πληκτρολόγησης μπορεί τώρα να αυξηθεί.
Να δημιουργείτε πάντα ένα αντίγραφο ασφαλείας
Όλοι στη ζωή τους έχουν αντιμετωπίσει στιγμές που το ρεύμα κόβεται χωρίς προειδοποίηση ή κλείνετε κατά λάθος ένα έγγραφο χωρίς να το αποθηκεύσετε. Για τέτοιες περιπτώσεις εφευρέθηκε και ένα αντίγραφο ασφαλείας, το οποίο θα είναι απαραίτητο για την αποκατάσταση των πληροφοριών μετά από απρόβλεπτες περιστάσεις. Μια τέτοια λειτουργία χρησιμοποιείται επίσης για την αρχειοθέτηση παλαιότερων εκδόσεων ενός εγγράφου.
Κάντε κλικ στο "Αρχείο", πατήστε "Επιλογές", στη συνέχεια "Για προχωρημένους" και αναζητήστε την επιλογή "Αποθήκευση". Κάντε κλικ στην επιλογή "Να αποθηκεύετε πάντα αντίγραφα ασφαλείας".
Ανεβάστε την "ουρά" των σελίδων
Μερικές φορές το κείμενο δεν χωράει σε 1 σελίδα και το Word πετάει το κείμενο στην επόμενη σελίδα, αν και είναι άβολο για την εκτύπωση. Σε αυτό το σημείο καταφεύγετε σε διάφορα τεχνάσματα, αν και μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Συρρίκνωση σε σελίδα". Το κείμενο μειώνεται στο μέγεθος της 1 σελίδας συμπιέζοντας ελαφρώς το μέγεθος και την απόσταση των γραμμών. Πηγαίνετε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, ανοίξτε την επιλογή "Άλλες εντολές", αλλάξτε σε "Όλες οι εντολές" και στη συνέχεια μεταβείτε στη λειτουργία "Συρρίκνωση σε σελίδα" και μετακινήστε την στο παράθυρο στα δεξιά. Ένα κλικ και η "ουρά" έχει περικοπεί.
Πάρτε τις συμβουλές που ισχύουν για τη δουλειά σας, μελετήστε τις και χρησιμοποιήστε τις στην πράξη. Εξοικονομήστε το χρόνο σας, κάντε την εργασία σας πιο ορθολογική. Καλή δουλειά!
