Microsoft Word permite crear y trabajar con montones de documentos nuevos cada día, pero a veces lo que estamos acostumbrados a hacer puede no ser ni eficiente ni eficaz. Los profesionales te proponen 10 formas de hacerte la vida más fácil al utilizar esta aplicación.
Cambiar la fuente por defecto en Word
Las normas de la organización para la que trabaja, o las preferencias personales, dictan que utilice un determinado tipo de letra. fuente con ciertas características, digamos Times New Roman, 12 pt. Por desgracia, Microsoft Word no sabe leerte la mente y cada vez que lo inicias te sugiere que utilices la fuente Verdana, 10 pt. Esto es muy molesto, porque tienes que cambiar la fuente una y otra vez. Hacer esto para un documento sólo lleva unos segundos, pero hacerlo para años puede llevar horas. ¿Por qué no acabar con las molestias y ponerle punto final?
Solución: Debe especificar la fuente y sus características, que se utilizarán cada vez que abra un nuevo archivo. Para ello, vaya a la pestaña "Inicio", haga clic en "Fuente", especifique la opción que desee y haga clic en el botón "Predeterminado" de la parte inferior izquierda.
El tesauro le ayudará
Todo el mundo entiende que las definiciones científicas específicas y los términos jurídicos no implican el uso de sinónimos. Pero en la escritura informal o cotidiana el uso de palabras con significados similares es perfectamente aceptable y a veces incluso necesario. Esto permitirá que su texto adquiera un nuevo color, mejore la legibilidad y deje de ser aburrido. Si no dispone de un vocabulario suficientemente amplio o si no se le ocurre nada en ese momento, ¿merece la pena recurrir siempre a su navegador?
Solución: el tesauro ya incorporado en Word le pedirá las palabras adecuadas. Haga clic en la palabra que desea sustituir mientras mantiene pulsada la tecla Alt de su teclado. Aparecerá una ventana a la derecha en la que podrás buscar un sinónimo entre las variantes sugeridas.
Desplazamiento rápido de las filas de la lista
La mejor forma de entender la información es utilizando listas con diferentes marcadores. Gracias a su estructura y división en partes, a nuestro cerebro le resulta mucho más fácil asimilar la información. Por eso la planificación se hace en formato de lista. Una lista agradable a la vista, pero incómoda de formatear, impide que los usuarios las utilicen con frecuencia. Un caso especial es el movimiento de líneas entre sí, para lo que todo el mundo suele utilizar los tan queridos atajos de teclado: Ctrl+C y Ctrl+V.
Solución: la combinación Alt + Mayúsculas + ↑(↓) moverá el elemento seleccionado en la dirección correcta. Esta combinación de teclas también es aplicable a los párrafos. Puedes insertar fragmentos de texto entre las partes de una lista.
Espacio de no ruptura
Mucha gente sabe que, al escribir valores grandes, los números no pueden separarse varias líneas, o las iniciales no deben separarse del apellido. Pero Word a veces no conoce las reglas elementales y hace cosas que no debería. No te pongas nervioso y culpes al software de todos los pecados.
La solución: el espacio de no ruptura es la solución a todos tus problemas. Pulsa Shift + Ctrl + "Espacio" y esto mantendrá las líneas separadas. Se utilizan para abreviaturas (por ejemplo, 10 mm), entre caracteres y los números que les pertenecen (por ejemplo, 26). En las previsualizaciones de caracteres no imprimibles aparecerá como un círculo.
Códigos de campo.
Esta característica puede no parecer demasiado útil en la vida normal, pero para el diseño de documentos estándar será adecuado. Basta con hacer una pequeña corrección en un documento típico, actualizar los márgenes y no tener que rehacer todo el texto.
Por ejemplo, si quieres traducir números de seis cifras a minúsculas o insertar la fecha de creación del documento, los códigos de campo te ayudarán sin duda a ello. La combinación de teclas Alt + F9 cambia la visualización de los códigos de campo y sus valores. Para ello, vaya a Insertar, busque "Bloques Express" y haga clic en "Campos", o utilice Ctrl + F9. Una vez que aparezcan los corchetes, puede introducir allí un número, que se reflejará en la letra.
Asegure sus documentos
La vida es diferente, así que nunca deberías dejar tu portátil, pendrive, etc. desatendido. Pero aún así, si lo haces, debes asegurarte de establecer contraseñas en tus documentos de antemano. La seguridad de Word es similar a la que utiliza el gobierno estadounidense para proteger los secretos de Estado.
No olvide sus contraseñas, ya que no podrá recuperarlas. Vaya a la pestaña Archivo, desplácese hacia abajo, seleccione Información, haga clic en Proteger documento y en Cifrar con contraseña. Para desproteger, debe activar el documento, y eliminar la contraseña, en el mismo lugar.
Establezca una restricción para hacer cambios
Si desea que su trabajo sea visible, pero que ningún otro usuario pueda modificarlo, utilice la restricción de modificación.
Solución: ve a la pestaña "Archivo", desplázate hacia abajo, selecciona "Detalles", haz clic en "Proteger documento" y en "Restringir edición". Aquí puede, por ejemplo, especificar las secciones del documento que no estarán sujetas a la regla de restricción.
Autosustitución
Con esta función, podrá reducir fácilmente la ortografía de palabras y frases complejas, y en algunos casos oraciones, a sólo un par de letras. También eliminará los típicos errores tipográficos que son exclusivos de usted.
Busca la pestaña "Archivo", despliega "Opciones", haz clic en "Ortografía" y luego en "Opciones de sustitución automática". Introduzca la información en las líneas "Reemplazar" y "Para". Listo. Ahora puede aumentar la velocidad de escritura.
Cree siempre una copia de seguridad
Todo el mundo en su vida se ha encontrado con momentos en que se va la luz sin previo aviso o que accidentalmente cerrar un documento sin guardar. Para tales casos e inventó una copia de seguridad, que será necesaria para restaurar la información después de circunstancias imprevistas. Esta función también se utiliza para archivar versiones anteriores de un documento.
Haz clic en "Archivo", pulsa "Opciones", luego "Avanzadas" y busca "Guardar". Haz clic en "Guardar siempre copia de seguridad".
Tire de la "cola" de las páginas
A veces el texto no cabe en 1 página, y Word lo lanza a la página siguiente, aunque sea un inconveniente para la impresión. Aquí es donde se recurre a varios trucos, aunque puede utilizar simplemente la opción "Reducir a página". El texto se reduce al tamaño de 1 página comprimiendo ligeramente el tamaño y el espaciado de las líneas. Vaya a la barra de herramientas de acceso rápido, abra "Otros comandos", cambie a "Todos los comandos", luego baje hasta la función "Reducir a página" y muévala a la ventana de la derecha. Un clic y la "cola" queda recortada.
Toma los consejos que se aplican a tu trabajo, estúdialos y ponlos en práctica. Ahorre tiempo y racionalice su trabajo. ¡Buen trabajo!
