Microsoft Word consente di creare e lavorare con molti nuovi documenti ogni giorno, ma a volte quello a cui siamo abituati non è né efficiente né efficace. I professionisti suggeriscono 10 modi per semplificare la vita quando si utilizza questa applicazione.
Cambiare il font predefinito in Word
Gli standard dell'organizzazione per cui si lavora, o le preferenze personali, impongono l'uso di un determinato carattere. caratteri con determinate caratteristiche, ad esempio Times New Roman, 12 pt. Ahimè, Microsoft Word non vi legge nel pensiero e ogni volta che lo avviate vi suggerisce di utilizzare il font Verdana, 10 pt. Questo è molto fastidioso, perché si deve cambiare il carattere più e più volte. Per farlo per un solo documento ci vogliono pochi secondi, ma per farlo per anni possono volerci ore. Perché non porre fine a questa seccatura?
Soluzione: è necessario specificare il font e le sue caratteristiche, che verranno utilizzate ogni volta che si apre un nuovo file. Per farlo, andate nella scheda "Home", fate clic su "Font", specificate l'opzione desiderata e fate clic sul pulsante "Default" in basso a sinistra.
Il Thesaurus vi aiuterà
Tutti sanno che le definizioni scientifiche specifiche e i termini legali non implicano l'uso di sinonimi. Ma nella scrittura informale o quotidiana l'uso di parole con significati simili è perfettamente accettabile e talvolta persino necessario. In questo modo il vostro testo assumerà un nuovo colore, migliorerà la leggibilità e smetterà di essere noioso. Nel caso in cui non abbiate un vocabolario abbastanza ampio o non vi venga in mente nulla al momento, vale la pena di rivolgersi sempre al vostro browser?
Soluzione: il thesaurus già integrato in Word vi chiederà le parole giuste. Fate clic sulla parola che desiderate sostituire tenendo premuto il tasto Alt sulla tastiera. Sulla destra apparirà una finestra in cui potrete cercare un sinonimo tra le varianti suggerite.
Spostamento rapido delle righe dell'elenco
Le informazioni si comprendono meglio utilizzando elenchi con diversi marcatori. Grazie alla struttura e alla divisione in parti, per il nostro cervello è molto più facile assimilare le informazioni. È per questo che la pianificazione viene fatta in formato di elenco. Un elenco piacevole da vedere, ma scomodo da formattare, impedisce agli utenti di utilizzarlo frequentemente. Un caso particolare è lo spostamento delle righe l'una rispetto all'altra, per il quale tutti usano le tanto amate scorciatoie da tastiera: Ctrl+C e Ctrl+V.
Soluzione: la combinazione Alt + Shift + ↑(↓) sposta l'elemento selezionato nella giusta direzione. Questa combinazione di tasti è applicabile anche ai paragrafi. È possibile inserire frammenti di testo tra le parti di un elenco.
Spazio non intermedio
Molte persone sanno che quando si scrivono valori grandi, i numeri non possono essere separati da più righe, o le iniziali non devono essere separate dal cognome. Ma Word a volte non conosce le regole elementari e fa cose che non dovrebbe fare. Non bisogna innervosirsi e incolpare il software di tutte le colpe.
La soluzione: lo spazio non spezzato è la soluzione a tutti i vostri problemi. Premete Shift + Ctrl + "Spazio" per tenere separate le righe. Si usano per le abbreviazioni (ad esempio, 10 mm), tra i caratteri e i numeri che vi appartengono (ad esempio, 26). Nelle anteprime dei caratteri non stampabili appare come un cerchio.
Codici di campo.
Questa caratteristica potrebbe non sembrare troppo utile nella vita normale, ma per la progettazione di documenti standard sarà adatta. È sufficiente apportare una piccola correzione a un documento tipico, aggiornare i margini e non dover rifare l'intero testo.
Ad esempio, se volete tradurre numeri a sei cifre in minuscolo o inserire la data di creazione del documento, i codici di campo vi aiuteranno sicuramente. La combinazione di tasti Alt + F9 modifica la visualizzazione dei codici di campo e dei loro valori. Per farlo, andate su Inserisci, cercate "Blocchi Express" e fate clic su "Campi", oppure usate Ctrl + F9. Una volta apparse le parentesi graffe, è possibile inserire un numero, che verrà poi visualizzato attraverso le lettere.
Proteggete i vostri documenti
La vita è diversa, quindi non dovreste mai lasciare incustodito il vostro computer portatile, la vostra chiavetta, ecc. Tuttavia, se lo fate, dovete assicurarvi di impostare preventivamente le password sui vostri documenti. La sicurezza di Word è simile a quella utilizzata dal governo americano per proteggere i segreti di Stato.
Non dimenticate però le password, perché non sarà possibile recuperarle. Andare alla scheda File, scorrere verso il basso, selezionare Informazioni, fare clic su Proteggi documento e fare clic su Crittografia con password. Per togliere la protezione, è necessario attivare il documento e rimuovere la password nello stesso punto.
Impostare una restrizione alle modifiche
Se volete che il vostro lavoro sia visibile, ma che non possa essere modificato da un altro utente, utilizzate la restrizione di modifica.
Soluzione: andare alla scheda "File", scorrere verso il basso, selezionare "Dettagli", fare clic su "Proteggi documento" e su "Limita modifica". Qui è possibile, ad esempio, specificare le sezioni del documento che non saranno soggette alla regola di restrizione.
Autosostituzione
Con questa funzione è possibile ridurre facilmente l'ortografia di parole e frasi complesse, e in alcuni casi di frasi, a un paio di lettere. Inoltre, eliminerà i tipici errori di battitura che vi contraddistinguono.
Trovate la scheda "File", espandete "Opzioni", fate clic su "Ortografia" e poi su "Opzioni di sostituzione automatica". Inserite le informazioni nelle righe "Sostituisci" e "A". Fatto. La velocità di digitazione può ora aumentare.
Creare sempre una copia di backup
A tutti è capitato di vivere momenti in cui la corrente va via senza preavviso o si chiude per sbaglio un documento senza salvarlo. Per questi casi e inventato un backup, che sarà necessario per ripristinare le informazioni dopo circostanze impreviste. Questa funzione viene utilizzata anche per archiviare versioni precedenti di un documento.
Fare clic su "File", premere "Opzioni", quindi "Avanzate" e cercare "Salva". Fare clic su "Salva sempre il backup".
Tirare su la "coda" delle pagine
A volte il testo non si adatta a una pagina e Word lo sposta alla pagina successiva, anche se è scomodo per la stampa. In questo caso si ricorre a vari trucchi, anche se è possibile utilizzare semplicemente l'opzione "Riduci a pagina". Il testo viene ridotto alle dimensioni di una pagina comprimendo leggermente le dimensioni e la spaziatura delle righe. Accedere alla barra degli strumenti di accesso rapido, aprire "Altri comandi", passare a "Tutti i comandi", quindi scendere alla funzione "Restringi a pagina" e spostarla nella finestra a destra. Basta un clic e la 'coda' viene tagliata.
Prendete i suggerimenti che si applicano al vostro lavoro, studiateli e metteteli in pratica. Risparmiate tempo e rendete il vostro lavoro più razionale. Buon lavoro!
