Microsoft Word umožňuje vytvářet a pracovat s mnoha novými dokumenty každý den, ale někdy to, na co jsme zvyklí, nemusí být ani efektivní, ani účinné. Odborníci navrhují 10 způsobů, jak si při používání této aplikace usnadnit život.
Změna výchozího písma v aplikaci Word
Standardy organizace, pro kterou pracujete, nebo osobní preference vám nařizují používat určité písmo. písmo s určitými vlastnostmi, řekněme Times New Roman, 12 pt. Bohužel Microsoft Word neumí číst vaše myšlenky a při každém spuštění vám navrhne použití písma Verdana, 10 pt. To je velmi otravné, protože musíte písmo stále dokola měnit. Provedení této operace pro jeden dokument trvá jen několik sekund, ale pro několik let může trvat hodiny. Proč se s tím nepotýkat a neudělat tomu úplnou tečku?
Řešení: Je třeba zadat písmo a jeho vlastnosti, které se použije při každém otevření nového souboru. To provedete tak, že přejdete na kartu "Domů", kliknete na "Písmo", zadáte požadovanou možnost a vlevo dole kliknete na tlačítko "Výchozí".
Tezaurus pomůže
Každý chápe, že specifické vědecké definice a právní termíny neznamenají použití synonym. V neformálním nebo každodenním psaní je však použití slov s podobným významem zcela přijatelné a někdy dokonce nezbytné. Váš text tak získá novou barvu, zlepší se jeho čitelnost a přestane být nudný. V případě, že nemáte dostatečně velkou slovní zásobu nebo vás zrovna nic nenapadá, vyplatí se neustále se obracet na prohlížeč?
Řešení: Tezaurus již zabudovaný ve Wordu vám nabídne správná slova. Klepněte na slovo, které chcete nahradit, a zároveň podržte stisknutou klávesu Alt na klávesnici. Vpravo se zobrazí okno, ve kterém můžete vyhledat synonymum z nabízených variant.
Rychlé přesouvání řádků seznamu
Informace nejlépe pochopíte pomocí seznamů s různými značkami. Díky struktuře a rozdělení na části je pro náš mozek mnohem snazší informace vstřebat. Proto se plánování provádí ve formátu seznamu. Seznam, který je příjemný na pohled, ale nepohodlný na formátování, brání uživatelům v jejich častém používání. Zvláštním případem je pohyb řádků vůči sobě, k tomuto účelu všichni obvykle používají tolik oblíbené klávesové zkratky: Ctrl+C a Ctrl+V.
Řešení: Kombinace kláves Alt + Shift + ↑(↓) přesune vybranou položku správným směrem. Tato kombinace kláves je použitelná i pro odstavce. Mezi části seznamu můžete vkládat úryvky textu.
Nezlomitelná mezera
Mnoho lidí ví, že při psaní velkých hodnot nelze číslice oddělovat několika řádky nebo že iniciály by neměly být odděleny od příjmení. Word však někdy nezná elementární pravidla a dělá věci, které by neměl. Nenechte se znervóznit a neobviňujte ze všech hříchů software.
Řešení: Nezalamovaná mezera je řešením všech vašich problémů. Stiskněte kombinaci kláves Shift + Ctrl + "Mezera" a tím udržíte řádky oddělené. Používají se pro zkratky (např. 10 mm), mezi znaky a čísly, která k nim patří (např. 26). V náhledech netisknutelných znaků se zobrazí jako kroužek.
Kódy oborů.
Tato funkce se v běžném životě nemusí zdát příliš užitečná, ale pro návrh standardních dokumentů se bude hodit. Stačí provést drobnou opravu v typickém dokumentu, aktualizovat okraje a nemusíte předělávat celý text.
Pokud chcete například převést šestimístná čísla na malá nebo vložit datum vytvoření dokumentu, kódy polí vám s tím určitě pomohou. Kombinace kláves Alt + F9 mění zobrazení kódů polí a jejich hodnot. Chcete-li to provést, přejděte na Vložení, vyhledejte "Expresní bloky" a klikněte na "Pole" nebo použijte klávesovou zkratku Ctrl + F9. Jakmile se objeví kudrnaté závorky, můžete tam zadat číslo, které se pak projeví prostřednictvím písmen.
Zabezpečte své dokumenty
Život je jiný, proto byste nikdy neměli nechávat svůj notebook, flash disk apod. bez dozoru. Pokud to přesto uděláte, měli byste se ujistit, že jste předem nastavili hesla na svých dokumentech. Zabezpečení Wordu je podobné tomu, které používá americká vláda k ochraně státních tajemství.
Hesla byste však neměli zapomínat, protože je nebude možné obnovit. Přejděte na kartu Soubor, sjeďte dolů, vyberte možnost Informace, klikněte na možnost Chránit dokument a klikněte na možnost Šifrovat heslem. Chcete-li ochranu zrušit, musíte dokument aktivovat a na stejném místě odstranit heslo.
Nastavení omezení pro provádění změn
Pokud chcete, aby vaše práce byla viditelná, ale jiný uživatel na ní nemohl nic změnit, použijte omezení modifikace.
Řešení: Přejděte na kartu "Soubor", posuňte se dolů, vyberte "Podrobnosti", klikněte na "Chránit dokument" a klikněte na "Omezit úpravy". Zde můžete například určit části dokumentu, které nebudou podléhat pravidlu omezení.
Automatické nahrazování
Díky této funkci můžete snadno zredukovat hláskování složitých slov a frází, a v některých případech i vět, na pouhých pár písmen. Odstraní také typické překlepy, které jsou pro vás jedinečné.
Najděte kartu "Soubor", rozbalte "Možnosti", klikněte na "Pravopis" a poté na "Možnosti automatické výměny". Zadejte informace do řádků "Nahradit" a "Do". Hotovo. Rychlost psaní se nyní může zvýšit.
Vždy si vytvořte záložní kopii
Každý se ve svém životě setkal s okamžiky, kdy bez varování vypadl proud nebo jste omylem zavřeli dokument bez uložení. Pro takové případy a vymyslel zálohu, která bude nutná k obnovení informací po nepředvídaných okolnostech. Taková funkce slouží také k archivaci dřívějších verzí dokumentu.
Klikněte na "Soubor", stiskněte "Možnosti", poté "Upřesnit" a vyhledejte "Uložit". Klikněte na možnost "Vždy ukládat zálohu".
Vytáhněte "ocas" stránek
Někdy se text nevejde na 1 stránku a Word ho hodí na další stránku, i když je to pro tisk nepohodlné. Zde se přistupuje k různým trikům, i když můžete jednoduše použít volbu "Zmenšit na stránku". Text se zmenší na velikost 1 stránky mírným stlačením velikosti a rozestupů řádků. Přejděte na panel nástrojů Rychlý přístup, otevřete "Další příkazy", přepněte na "Všechny příkazy", pak sjeďte dolů na funkci "Zmenšit na stránku" a přesuňte ji do okna vpravo. Stačí jedno kliknutí a "ocásek" je oříznut.
Vezměte si tipy, které se týkají vaší práce, prostudujte je a použijte v praxi. Ušetříte čas, vaše práce bude racionálnější. Přeji vám příjemnou práci!
