Mit Microsoft Word können Sie jeden Tag viele neue Dokumente erstellen und bearbeiten, aber manchmal ist das, was wir gewohnt sind, weder effizient noch effektiv. Fachleute schlagen 10 Möglichkeiten vor, wie Sie sich die Arbeit mit dieser Anwendung erleichtern können.
Ändern Sie die Standardschriftart in Word
Die Standards der Organisation, für die Sie arbeiten, oder Ihre persönlichen Vorlieben schreiben Ihnen die Verwendung einer bestimmten Schriftart vor. schriftart mit bestimmten Merkmalen, z. B. Times New Roman, 12 pt. Leider kann Microsoft Word Ihre Gedanken nicht lesen und schlägt jedes Mal, wenn Sie es starten, die Schriftart Verdana, 10 pt. vor. Das ist sehr ärgerlich, weil Sie die Schriftart immer wieder ändern müssen. Für ein einzelnes Dokument dauert das nur ein paar Sekunden, aber über Jahre hinweg kann es Stunden dauern. Warum sollte man dem Ärger nicht ein Ende bereiten und dem Ganzen einen Riegel vorschieben?
Lösung: Sie müssen die Schriftart und ihre Eigenschaften angeben, die jedes Mal verwendet wird, wenn Sie eine neue Datei öffnen. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte "Home", klicken Sie auf "Schriftart", geben Sie die gewünschte Option an und klicken Sie unten links auf die Schaltfläche "Standard".
Thesaurus wird helfen
Es ist allgemein bekannt, dass bei wissenschaftlichen Definitionen und juristischen Begriffen keine Synonyme verwendet werden dürfen. Aber in informellen oder alltäglichen Texten ist die Verwendung von Wörtern mit ähnlicher Bedeutung durchaus akzeptabel und manchmal sogar notwendig. Dadurch erhält Ihr Text eine neue Farbe, wird besser lesbar und ist nicht mehr langweilig. Falls Ihr Wortschatz nicht groß genug ist oder Ihnen gerade nichts einfällt, lohnt es sich, immer wieder auf Ihren Browser zurückzugreifen?
Lösung: Der bereits in Word integrierte Thesaurus fragt Sie nach den richtigen Wörtern. Klicken Sie auf das Wort, das Sie ersetzen möchten, während Sie die Alt-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt halten. Auf der rechten Seite öffnet sich ein Fenster, in dem Sie unter den vorgeschlagenen Varianten nach einem Synonym suchen können.
Schnelles Verschieben von Listenzeilen
Informationen lassen sich am besten anhand von Listen mit verschiedenen Markierungen verstehen. Dank der Struktur und der Unterteilung in Teile ist es für unser Gehirn viel einfacher, Informationen zu verarbeiten. Deshalb wird die Planung in Form von Listen durchgeführt. Eine Liste, die angenehm anzusehen, aber umständlich zu formatieren ist, hält den Benutzer davon ab, sie häufig zu benutzen. Ein Sonderfall ist das Verschieben von Zeilen relativ zueinander, wofür jeder normalerweise die beliebten Tastenkombinationen Strg+C und Strg+V verwendet.
Lösung: Die Tastenkombination Alt + Shift + ↑(↓) verschiebt das ausgewählte Element in die richtige Richtung. Diese Tastenkombination ist auch für Absätze anwendbar. Sie können Textabschnitte zwischen den Teilen einer Liste einfügen.
Nicht-trennendes Leerzeichen
Viele Menschen wissen, dass beim Schreiben großer Werte Ziffern nicht durch mehrere Zeilen getrennt werden können oder dass Initialen nicht von Nachnamen getrennt werden sollten. Aber Word kennt manchmal die elementaren Regeln nicht und tut Dinge, die es nicht tun sollte. Werden Sie nicht nervös und schieben Sie die Schuld für alle Sünden auf die Software.
Die Lösung: Das nicht umbrechende Leerzeichen ist die Lösung für alle Ihre Probleme. Drücken Sie die Tastenkombination Umschalt + Strg + "Leerzeichen", um die Zeilen zu trennen. Sie werden für Abkürzungen (z. B. 10 mm), zwischen Zeichen und den dazugehörigen Zahlen (z. B. 26) verwendet. In der Vorschau für nicht druckbare Zeichen wird es als Kreis angezeigt.
Feldcodes.
Diese Funktion mag im normalen Leben nicht allzu praktisch erscheinen, aber für die Gestaltung von Standarddokumenten ist sie geeignet. Sie können einfach eine kleine Korrektur an einem typischen Dokument vornehmen, die Ränder aktualisieren und müssen nicht den gesamten Text neu erstellen.
Wenn Sie z. B. sechsstellige Zahlen in Kleinbuchstaben übersetzen oder das Erstellungsdatum des Dokuments einfügen möchten, helfen Ihnen die Feldcodes bestimmt dabei. Mit der Tastenkombination Alt + F9 können Sie die Darstellung der Feldcodes und ihrer Werte ändern. Gehen Sie dazu auf Einfügen, suchen Sie nach "Expressblöcken" und klicken Sie auf "Felder", oder verwenden Sie Strg + F9. Sobald die geschweiften Klammern erscheinen, können Sie dort eine Zahl eingeben, die dann durch die Schrift wiedergegeben wird.
Sichern Sie Ihre Dokumente
Das Leben ist anders, deshalb sollten Sie Ihren Laptop, Ihr Laufwerk usw. nie unbeaufsichtigt lassen. Wenn Sie es dennoch tun, sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Dokumente vorher mit Passwörtern versehen. Die Sicherheitsvorkehrungen von Word ähneln denen, die die amerikanische Regierung zum Schutz von Staatsgeheimnissen verwendet.
Vergessen Sie jedoch nicht Ihre Passwörter, da Sie diese nicht wiederherstellen können. Gehen Sie auf die Registerkarte "Datei", scrollen Sie nach unten, wählen Sie "Informationen", klicken Sie auf "Dokument schützen" und dann auf "Passwortverschlüsselung". Um den Schutz aufzuheben, müssen Sie das Dokument aktivieren und das Kennwort an der gleichen Stelle entfernen.
Änderungen einschränken
Wenn Sie möchten, dass Ihre Arbeit sichtbar ist, aber nichts von einem anderen Benutzer geändert werden kann, verwenden Sie die Änderungsbeschränkung.
Lösung: Gehen Sie auf die Registerkarte "Datei", scrollen Sie nach unten, wählen Sie "Details", klicken Sie auf "Dokument schützen" und klicken Sie auf "Bearbeitung einschränken". Hier können Sie z. B. Abschnitte des Dokuments angeben, die nicht unter die Beschränkungsregel fallen.
Autosubstitution
Mit dieser Funktion können Sie die Schreibweise komplexer Wörter und Phrasen, in manchen Fällen sogar Sätze, auf ein paar Buchstaben reduzieren. Sie beseitigt auch typische Tippfehler, die Ihnen eigen sind.
Suchen Sie die Registerkarte "Datei", erweitern Sie "Optionen", klicken Sie auf "Rechtschreibung" und dann auf "Auto-Swap-Optionen". Geben Sie die Informationen in die Zeilen "Ersetzen" und "An" ein. Das war's. Die Tippgeschwindigkeit kann nun erhöht werden.
Erstellen Sie immer eine Sicherungskopie
Jeder hat in seinem Leben Momente erlebt, in denen der Strom ohne Vorwarnung ausfällt oder man versehentlich ein Dokument schließt, ohne es zu speichern. Für solche Fälle und erfand eine Sicherung, die notwendig sein wird, um die Informationen nach unvorhergesehenen Umständen wiederherzustellen. Eine solche Funktion wird auch verwendet, um frühere Versionen eines Dokuments zu archivieren.
Klicken Sie auf "Datei", drücken Sie auf "Optionen", dann auf "Erweitert" und suchen Sie nach "Sichern". Klicken Sie auf "Sicherung immer speichern".
Ziehen Sie den "Schwanz" von Seiten hoch
Manchmal passt der Text nicht auf eine Seite, und Word wirft den Text auf die nächste Seite, obwohl das für den Druck unpraktisch ist. Hier wird zu verschiedenen Tricks gegriffen, wobei Sie einfach die Option "Auf Seite verkleinern" verwenden können. Der Text wird auf die Größe einer Seite verkleinert, indem die Größe und der Abstand der Zeilen leicht komprimiert werden. Gehen Sie zur Schnellzugriffsleiste, öffnen Sie "Andere Befehle", wechseln Sie zu "Alle Befehle", gehen Sie dann nach unten zur Funktion "Auf Seite verkleinern" und verschieben Sie sie in das Fenster auf der rechten Seite. Ein Klick und der "Schwanz" ist abgeschnitten.
Nehmen Sie die Tipps, die auf Ihre Arbeit zutreffen, studieren Sie sie und wenden Sie sie in der Praxis an. Sparen Sie Ihre Zeit, machen Sie Ihre Arbeit rationeller. Viel Spaß bei der Arbeit!
