Med Microsoft Word kan du skapa och arbeta med massor av nya dokument varje dag, men ibland kan det vi är vana vid vara varken effektivt eller ändamålsenligt. Proffs föreslår 10 sätt att göra ditt liv enklare när du använder den här applikationen.
Ändra standardteckensnitt i Word
Standarderna för den organisation som du arbetar för, eller personliga preferenser, dikterar att du använder ett visst typsnitt. teckensnitt med vissa egenskaper, låt oss säga Times New Roman, 12 pt. Microsoft Word kan tyvärr inte läsa dina tankar, och varje gång du startar programmet föreslår det att du använder typsnittet Verdana, 10 pt. Detta är mycket irriterande, eftersom du måste ändra teckensnittet om och om igen. Att göra detta för ett dokument tar bara några sekunder, men att göra det för flera år kan ta timmar. Varför inte sätta stopp för besväret och sätta punkt för det?
Lösning: Du måste ange teckensnittet och dess egenskaper, som kommer att användas varje gång du öppnar en ny fil. För att göra detta, gå till fliken "Hem", klicka på "Font", ange det alternativ du vill ha och klicka på knappen "Standard" längst ned till vänster.
Thesaurus kommer att hjälpa
Alla förstår att specifika vetenskapliga definitioner och juridiska termer inte innebär att synonymer används. Men i informella eller vardagliga texter är det helt acceptabelt och ibland till och med nödvändigt att använda ord med liknande betydelser. På så sätt får din text en ny färg, läsbarheten förbättras och den blir inte tråkig. Om du inte har ett tillräckligt stort ordförråd eller om du inte kan komma på något just nu, är det då värt att vända dig till din webbläsare hela tiden?
Lösning: den tesaurus som redan finns inbyggd i Word kommer att fråga dig efter de rätta orden. Klicka på det ord du vill ersätta samtidigt som du håller ned Alt-tangenten på tangentbordet. Ett fönster dyker upp till höger där du kan söka efter en synonym bland de föreslagna varianterna.
Snabbt flyttbara listrader
Information förstås bäst genom att använda listor med olika markörer. Tack vare strukturen och uppdelningen i delar är det mycket lättare för vår hjärna att tillgodogöra sig information. Det är därför planering görs i listformat. En lista som är trevlig att titta på, men besvärlig att formatera, hindrar användare från att använda dem ofta. Ett specialfall är förflyttning av linjer i förhållande till varandra, för detta ändamål använder alla vanligtvis de mycket älskade kortkommandona: Ctrl + C och Ctrl + V.
Lösning: Kombinationen Alt + Shift + ↑(↓) flyttar det markerade objektet i rätt riktning. Denna tangentkombination kan också användas för stycken. Du kan infoga textstycken mellan delar av en lista.
Icke-brytande mellanslag
Många vet att när man skriver stora värden kan siffror inte separeras med flera rader, eller initialer bör inte separeras från efternamnet. Men Word känner ibland inte till de elementära reglerna och gör saker som det inte borde. Bli inte nervös och skyll alla synder på programvaran.
Lösningen: det icke-brytande mellanslaget är lösningen på alla dina problem. Tryck på Shift + Ctrl + "mellanslag" så hålls raderna isär. De används för förkortningar (t.ex. 10 mm), mellan tecken och de siffror som hör till dem (t.ex. 26). I förhandsgranskningar av tecken som inte går att skriva ut visas det som en cirkel.
Fältkoder.
Den här funktionen kanske inte verkar för praktisk i det normala livet, men för utformningen av standarddokument kommer det att vara lämpligt. Du kan bara göra en liten korrigering av ett typiskt dokument, uppdatera marginalerna och inte behöva göra om hela texten.
Om du t.ex. vill översätta sexsiffriga tal till gemener eller infoga datumet då dokumentet skapades kommer fältkoderna definitivt att hjälpa dig med det. Tangentkombinationen Alt + F9 ändrar visningen av fältkoder och deras värden. För att göra detta, gå till Infoga, leta efter "Express Blocks" och klicka på "Fields", eller använd Ctrl + F9. När de lockiga parenteserna visas kan du ange en siffra där, och den kommer sedan att återspeglas genom bokstäver.
Säkra dina dokument
Livet är annorlunda, så du bör aldrig lämna din bärbara dator, USB-minne etc. utan uppsikt. Men om du ändå gör det bör du se till att du anger lösenord för dina dokument i förväg. Word har en säkerhet som liknar den som den amerikanska regeringen använder för att skydda statshemligheter.
Du bör dock inte glömma dina lösenord, eftersom du inte kommer att kunna återställa dem. Gå till fliken Arkiv, bläddra nedåt, välj Information, klicka på Skydda dokument och klicka på Lösenordskryptera. För att ta bort skyddet måste du aktivera dokumentet och ta bort lösenordet på samma ställe.
Ange en begränsning för att göra ändringar
Om du vill att ditt arbete ska vara synligt, men inte kunna ändras av en annan användare, ska du använda modifieringsbegränsningen.
Lösning: gå till fliken "Fil", bläddra ner, välj "Detaljer", klicka på "Skydda dokument" och klicka på "Begränsa redigering". Här kan du t.ex. ange vilka delar av dokumentet som inte ska omfattas av begränsningsregeln.
Autosubstitution
Med den här funktionen kan du enkelt reducera stavningen av komplexa ord och fraser, och i vissa fall meningar, till bara ett par bokstäver. Det kommer också att eliminera typiska stavfel som är unika för dig.
Hitta fliken "File", expandera "Options", klicka på "Spelling" och klicka sedan på "Auto-Swap Options". Ange informationen i raderna "Ersätt" och "Till". Nu är det klart. Skrivhastigheten kan nu öka.
Skapa alltid en säkerhetskopia
Alla har någon gång råkat ut för att strömmen går utan förvarning eller att du råkar stänga ett dokument utan att spara det. För sådana fall och uppfann en säkerhetskopia, vilket kommer att vara nödvändigt för att återställa informationen efter oförutsedda omständigheter. En sådan funktion används också för att arkivera tidigare versioner av ett dokument.
Klicka på "Arkiv", tryck på "Alternativ", sedan "Avancerat" och leta efter "Spara". Klicka på "Spara alltid säkerhetskopia".
Dra upp "svansen" på sidor
Ibland passar inte texten på 1 sida, och Word kastar texten till nästa sida, även om det är obekvämt för utskrift. Det är här olika knep tillgrips, även om du helt enkelt kan använda alternativet "Krymp till sida". Texten reduceras till storleken på 1 sida genom att något komprimera storleken och avståndet mellan raderna. Gå till Quick Access Toolbar, öppna "Other Commands", ändra till "All Commands", gå sedan ner till "Shrink to Page"-funktionen och flytta den till fönstret till höger. Ett klick och "svansen" är trimmad.
Ta de tips som gäller för ditt arbete, studera dem och använd dem i praktiken. Spara tid och gör ditt arbete mer rationellt. Ha ett trevligt arbete!
