Microsoft Wordin avulla voit luoda ja työskennellä monien uusien asiakirjojen kanssa joka päivä, mutta joskus totutut asiakirjat eivät ole tehokkaita eivätkä toimivia. Ammattilaiset ehdottavat 10 tapaa, joilla voit tehdä elämästäsi helpompaa, kun käytät tätä sovellusta.
Vaihda oletusfontti Wordissa
Sen organisaation standardit, jossa työskentelet, tai henkilökohtaiset mieltymyksesi määräävät, että sinun on käytettävä tiettyä kirjasintyyppiä. fontti joilla on tietyt ominaisuudet, vaikkapa Times New Roman, 12 pt. Valitettavasti Microsoft Word ei osaa lukea ajatuksiasi, ja joka kerta kun käynnistät sen, se ehdottaa Verdana-fontin käyttöä, 10 pt. Tämä on erittäin ärsyttävää, koska sinun on vaihdettava fonttia uudelleen ja uudelleen. Yhden asiakirjan tekeminen vie vain muutaman sekunnin, mutta vuosien ajan se voi viedä tunteja. Miksei tätä vaivalloisuutta voisi lopettaa ja lopettaa sen kokonaan?
Ratkaisu: Sinun on määritettävä fontti ja sen ominaisuudet, joita käytetään aina, kun avaat uuden tiedoston. Tee tämä siirtymällä "Home"-välilehdelle, napsauttamalla "Fontti", määrittämällä haluamasi vaihtoehto ja napsauttamalla vasemmassa alareunassa olevaa "Default"-painiketta.
Tesaurus auttaa
Jokainen ymmärtää, että erityiset tieteelliset määritelmät ja oikeudelliset termit eivät tarkoita synonyymien käyttöä. Mutta epävirallisessa tai jokapäiväisessä kirjoittamisessa merkitykseltään samankaltaisten sanojen käyttö on täysin hyväksyttävää ja joskus jopa välttämätöntä. Näin tekstisi saa uutta väriä, luettavuus paranee ja se ei ole enää tylsää. Jos sanavarastosi ei ole tarpeeksi suuri tai jos et keksi juuri nyt mitään, kannattaako selaimen kääntyä koko ajan?
Ratkaisu: Wordiin jo sisäänrakennettu tesaurus kysyy oikeat sanat. Napsauta sanaa, jonka haluat korvata, samalla kun pidät Alt-näppäintä painettuna näppäimistölläsi. Oikealle avautuu ikkuna, jossa voit etsiä synonyymin ehdotetuista vaihtoehdoista.
Nopea listan rivien siirtäminen
Tieto ymmärretään parhaiten käyttämällä luetteloita, joissa on erilaisia merkkejä. Rakenteen ja osiin jakamisen ansiosta aivojemme on paljon helpompi omaksua tietoa. Siksi suunnittelu tehdäänkin luettelomuodossa. Luettelo, joka on miellyttävä katsella, mutta hankala muotoilla, estää käyttäjiä käyttämästä niitä usein. Erikoistapaus on rivien siirtäminen toisiinsa nähden, ja tähän tarkoitukseen kaikki käyttävät yleensä rakastettuja pikanäppäimiä: Ctrl+C ja Ctrl+V.
Ratkaisu: Alt + Shift + ↑(↓) -yhdistelmä siirtää valittua kohdetta oikeaan suuntaan. Tämä näppäinyhdistelmä soveltuu myös kappaleisiin. Voit lisätä tekstinpätkiä luettelon osien väliin.
Ei-katkoviivaa oleva välilyönti
Monet tietävät, että suuria arvoja kirjoitettaessa numeroita ei saa erottaa usealla rivillä tai nimikirjaimia ei saa erottaa sukunimestä. Mutta Word ei joskus tunne alkeissääntöjä ja tekee asioita, joita sen ei pitäisi. Älä hermostu ja syytä ohjelmistoa kaikista synneistä.
Ratkaisu: katkaisematon välilyönti on ratkaisu kaikkiin ongelmiin. Paina Shift + Ctrl + "välilyönti" ja tämä pitää rivit erillään. Niitä käytetään lyhenteissä (esim. 10 mm), merkkien ja niihin kuuluvien numeroiden välissä (esim. 26). Ei-tulostettavissa merkkien esikatseluissa se näkyy ympyränä.
Kenttäkoodit.
Tämä ominaisuus ei ehkä tunnu liian kätevältä normaalielämässä, mutta tavallisten asiakirjojen suunnitteluun se sopii. Voit vain tehdä pienen korjauksen tyypilliseen asiakirjaan, päivittää marginaalit eikä sinun tarvitse tehdä koko tekstiä uudelleen.
Jos haluat esimerkiksi kääntää kuusinumeroiset numerot pieniksi kirjaimiksi tai lisätä asiakirjan luontipäivämäärän, kenttäkoodit auttavat varmasti siinä. Alt + F9 -näppäinyhdistelmä vaihtaa kenttäkoodien ja niiden arvojen näyttöä. Voit tehdä tämän valitsemalla Insert (Lisää), etsimällä "Express Blocks" (Pikalohkot) ja napsauttamalla "Fields" (Kentät) tai käyttämällä Ctrl + F9. Kun kiharat sulkeet tulevat näkyviin, voit syöttää sinne numeron, joka näkyy sitten kirjainten kautta.
Suojaa asiakirjasi
Elämä on erilaista, joten kannettavaa tietokonetta, muistitikkua tms. ei pidä koskaan jättää ilman valvontaa. Mutta jos kuitenkin teet niin, sinun on syytä varmistaa, että asetat salasanat asiakirjoillesi etukäteen. Wordin tietoturva on samankaltainen kuin Yhdysvaltain hallituksen käyttämä turvajärjestelmä valtiosalaisuuksien suojaamiseksi.
Salasanoja ei kuitenkaan kannata unohtaa, sillä niitä ei voi palauttaa. Siirry Tiedosto-välilehdelle, selaa alaspäin, valitse Tiedot, napsauta Suojaa asiakirja ja napsauta Salasanalla salaus. Poistaaksesi suojauksen sinun on aktivoitava asiakirja ja poistettava salasana samassa paikassa.
Aseta rajoitus muutosten tekemiselle
Jos haluat, että työsi on näkyvissä, mutta toinen käyttäjä ei voi muuttaa mitään, käytä muutosrajoitusta.
Ratkaisu: Mene "Tiedosto"-välilehdelle, selaa alaspäin, valitse "Tiedot", napsauta "Suojaa asiakirja" ja napsauta "Rajoita muokkausta". Täällä voit esimerkiksi määrittää asiakirjan osia, joihin rajoitussääntöä ei sovelleta.
Autosubstitution
Tämän ominaisuuden avulla voit helposti vähentää monimutkaisten sanojen ja lausekkeiden ja joissakin tapauksissa lauseiden oikeinkirjoituksen vain pariin kirjaimeen. Se poistaa myös tyypilliset kirjoitusvirheet, jotka ovat vain sinulle ominaisia.
Etsi "Tiedosto"-välilehti, laajenna "Asetukset", napsauta "Oikeinkirjoitus" ja napsauta sitten "Automaattiset vaihtoasetukset". Kirjoita tiedot "Korvaa" ja "To" -riville. Valmis. Kirjoitusnopeus voi nyt kasvaa.
Luo aina varmuuskopio
Jokainen on elämässään kohdannut hetkiä, jolloin virta katkeaa varoittamatta tai suljet vahingossa asiakirjan tallentamatta. Tällaisia tapauksia varten ja keksiä varmuuskopio, joka on tarpeen palauttaa tiedot jälkeen odottamattomissa olosuhteissa. Tällaista ominaisuutta käytetään myös asiakirjan aikaisempien versioiden arkistointiin.
Klikkaa "File", paina "Options", sitten "Advanced" ja etsi "Save". Klikkaa "Tallenna aina varmuuskopio".
Vedä sivujen "häntä" ylös
Joskus teksti ei mahdu 1 sivulle, ja Word heittää tekstin seuraavalle sivulle, vaikka se on hankalaa tulostuksen kannalta. Silloin turvaudutaan erilaisiin kikkailuihin, vaikka voit yksinkertaisesti käyttää "Sivulle kutistaminen" -valintaa. Teksti pienennetään 1 sivun kokoiseksi tiivistämällä hieman rivien kokoa ja riviväliä. Mene pikatyökaluriville, avaa "Muut komennot", vaihda kohtaan "Kaikki komennot" ja siirry sitten "Shrink to Page" -toiminnon kohdalle ja siirrä se oikealla olevaan ikkunaan. Yksi napsautus ja "häntä" on leikattu.
Ota työhösi sopivat vinkit, tutki niitä ja käytä niitä käytännössä. Säästä aikaa, tee työstäsi järkevämpää. Hyvää työskentelyä!
