Microsoft Word дає змогу створювати щодня безліч нових документів і працювати з ними, але інколи звичні для нас дії можуть бути не зовсім дієвими та ефективними. Професіонали пропонують 10 способів, як полегшити своє життя під час роботи з цим додатком.
Змінити шрифт за замовчуванням у Word
Корпоративні стандарти організації, в якій ви працюєте, або суто особисті уподобання зобов'язують вас використовувати якийсь шрифт з певними характеристиками, припустимо Times New Roman, 12 пт. На жаль, Microsoft Word не вміє читати думки і щоразу під час запуску програми пропонує оформляти текст шрифтом Verdana, 10 пт. Це дуже дратує, оскільки раз за разом доводиться змінювати шрифт. Для здійснення таких дій з одним документом знадобиться всього лише кілька секунд, а ось якщо робити це протягом багатьох років - будуть витрачені години. Може, варто припинити муки і поставити жирну крапку над?
Рішення: необхідно вказати шрифт і його характеристики, які будуть використовуватися щоразу під час відкриття нового файлу. Для цього зайдіть на вкладку "Головна", натисніть на "Шрифт", вкажіть необхідний варіант і натисніть на кнопку "За замовчуванням", яка розташована внизу ліворуч.
Тезаурус прийде на допомогу
Усі розуміють, що конкретні наукові визначення та юридичні терміни не передбачають використання синонімів. Але в неофіційному або щоденному листі застосування слів зі схожими значеннями цілком допустиме, а часом навіть необхідне. Це дасть змогу вашому тексту заграти новими барвами, поліпшить його читабельність і він перестане бути нудним. У разі якщо ви володієте недостатньо великим словниковим запасом або в даний момент нічого не спадає на думку, чи варто постійно звертатися до браузера?
Рішення: вже вбудований у Word тезаурус підкаже вам потрібні слова. Натисніть на слово, яке ви хочете замінити і при цьому затисніть на клавіатурі кнопку Alt. Праворуч вискочить вікно, де ви зможете відшукати синонім із запропонованих варіантів.
Швидке переміщення рядків списку
Найкраще сприймається інформація при використанні списків з різними маркерами. Завдяки структурованості та поділу на частини нашому мозку засвоювати інформацію стає значно легше. Ось чому планування здійснюється у списочному форматі. Приємний для сприйняття перелік, але незручний у процесі форматування список зупиняє користувачів у їх частому застосуванні. Окремий випадок - пересування рядків відносно один одного, для цього зазвичай усі використовують так всіма улюблені поєднання клавіш: Ctrl+C і Ctrl+V.
Рішення: поєднання Alt + Shift + ↑(↓) пересуне вказаний елемент у потрібному напрямку. Таке поєднання кнопок можна застосувати і для абзаців. Можна вставляти уривки тексту між частинами списку.
Нерозривний пробіл
Багато хто знає, що під час запису великих значень, цифри не можуть розділятися одна від одної кількома рядками, або ж ініціали не повинні відокремлюватися від прізвища. Але Word іноді не знає елементарних правил і робить те, чого не варто було б. Не варто нервувати і звинувачувати програму у всіх гріхах.
Рішення: нерозривний пробіл - рішення всіх бід. Натисніть Shift + Ctrl + "Пробіл" і це не даватиме рядкам розділятися. Їх використовують для скорочень (наприклад, 10 мм), між символами та числами, які до них належать (наприклад, № 26). У перегляді недрукованих знаків він виглядатиме як коло.
Коди полів
Ця функція у звичайному житті може здатися не надто зручною, але для оформлення типових документів буде підходящою. Можна всього лише внести невелике виправлення в типовий документ, оновити поля і не переробляти весь текст.
Наприклад, якщо ви захочете перевести шестизначні цифри в пропис або ж вставити дату, коли документ було створено, коди полів вам у цьому обов'язково допоможуть. Поєднання кнопок Alt + F9 змінює відображення кодів полів та їхніх значень. Для цього зайдіть на "Вставка", відшукайте "Експрес-блоки" та клацніть по "Полю" або ж використовуйте Ctrl + F9. Після появи фігурних дужок туди можна внести число, і надалі воно буде відображено вже через пропис.
Запарольте документи
У житті бувають різні ситуації, тому не варто залишати без нагляду ноутбук, флешку тощо. Але все ж якщо ви це робите, тоді варто заздалегідь підстрахуватися і встановити паролі на документи. Безпека програми Word схожа з системою захисту, яку використовує уряд Америки для захисту державних таємниць.
Але все ж не варто забувати паролі, тому що відновити ви їх уже не зможете. Зайдіть на вкладку "Файл", опустіться вниз, виберіть "Відомості", натисніть на "Захистити документ" і клікніть на "Зашифрувати паролем". Для скасування захисту необхідно активувати документ і прибрати пароль, там же.
Встановіть обмеження на внесення змін
Якщо ви хочете, щоб ваші праці могли побачити, але нічого в них змінити не можна було з боку іншого користувача, скористайтеся обмеженням на внесення змін.
Рішення: зайдіть на вкладку "Файл", опустіться вниз, виберіть "Відомості", натисніть на "Захистити документ" і клікніть на "Обмежити редагування". Тут можна, наприклад, вказати уривки документа, на які не діятиме правило обмеження.
Автозаміна
За допомогою цієї функції запросто можна зменшити написання складних слів і словосполучень, а в деяких випадках і речень лише до пари букв. Також вона дасть змогу усунути типові помилки, які притаманні тільки вам.
Знайдіть вкладку "Файл", розкрийте "Параметри", клікніть на "Правопис" і натисніть "Параметрам автозаміни". Внесіть інформацію в рядки "Замінити" і "На". Готово. Тепер швидкість друку може зрости.
Завжди створюйте резервну копію
Кожен у своєму житті зустрічався з моментами, коли без попередження відключали електрику або ви випадково закрили документ без збереження. Для таких випадків і придумали резервну копію, яка буде необхідна для відновлення інформації після непередбачуваних обставин. Таку функцію використовують також для архівування ранніх варіантів документа.
Клацніть на "Файл", затисніть "Параметри", далі "Додатково" і відшукайте "Збереження". Натисніть на "Завжди зберігати резервну копію".
Підтягуйте "хвостики" сторінок
Іноді текст не вміщається на 1 сторінку, а Word перекидає текст на наступну, хоча для друку це незручно. Тут вдаються до різних хитрощів, хоча просто можна використовувати опцію "Скоротити на сторінку". Текст зменшується до розмірів 1 сторінки за рахунок невеликого стиснення розміру і відстані між рядками. Зайдіть на панель швидкого доступу, відкрийте "Інші команди", змініть на "Усі команди", далі опустіться до функції "Скоротити на сторінку" і перенесіть її у вікно праворуч. Одне клацання миші і "хвостик" обрізано.
Беріть на озброєння поради, застосовні у вашій роботі, вивчайте їх і використовуйте на практиці. Економте свій час, зробіть вашу працю більш раціональною. Вдалої вам роботи!
