Microsoft Word giver dig mulighed for at oprette og arbejde med masser af nye dokumenter hver dag, men nogle gange kan det, vi er vant til, hverken være effektivt eller virkningsfuldt. Professionelle foreslår 10 måder at gøre dit liv lettere på, når du bruger dette program.
Skift standardskrifttype i Word
Standarderne i den organisation, du arbejder for, eller personlige præferencer dikterer, at du bruger en bestemt skrifttype. skrifttype med visse karakteristika, lad os sige Times New Roman, 12 pt. Desværre kan Microsoft Word ikke læse dine tanker, og hver gang du starter programmet, foreslår det at bruge skrifttypen Verdana, 10 pt. Det er meget irriterende, fordi man er nødt til at ændre skrifttypen igen og igen. Det tager kun et par sekunder at gøre det i ét dokument, men det kan tage timer at gøre det i flere år. Hvorfor ikke stoppe besværet og sætte en stopper for det?
Løsning: Du skal angive den skrifttype og dens egenskaber, som vil blive brugt, hver gang du åbner en ny fil. For at gøre dette skal du gå til fanen "Hjem", klikke på "Skrifttype", angive den ønskede indstilling og klikke på knappen "Standard" nederst til venstre.
Tesaurus vil hjælpe
Alle forstår, at specifikke videnskabelige definitioner og juridiske termer ikke indebærer brug af synonymer. Men i uformel eller dagligdags skrivning er brugen af ord med lignende betydninger helt acceptabel og nogle gange endda nødvendig. Det vil give din tekst en ny farve, forbedre læsbarheden og gøre den mindre kedelig. Hvis du ikke har et stort nok ordforråd, eller hvis du ikke kan komme i tanke om noget i øjeblikket, er det så værd at vende sig mod din browser hele tiden?
Løsning: Den tesaurus, der allerede er indbygget i Word, vil bede dig om at finde de rigtige ord. Klik på det ord, du ønsker at erstatte, mens du holder Alt-tasten nede på dit tastatur. Et vindue vil dukke op til højre, hvor du kan søge efter et synonym blandt de foreslåede varianter.
Hurtig flytning af listerækker
Information forstås bedst ved hjælp af lister med forskellige markører. Takket være strukturen og opdelingen i dele er det meget lettere for vores hjerne at assimilere information. Det er derfor, man planlægger i et listeformat. En liste, der er behagelig at se på, men besværlig at formatere, afholder brugerne fra at bruge dem ofte. Et særligt tilfælde er flytning af linjer i forhold til hinanden, og til dette formål bruger alle normalt de meget elskede tastaturgenveje: Ctrl+C og Ctrl+V.
Løsning: Kombinationen Alt + Shift + ↑(↓) flytter det valgte element i den rigtige retning. Denne tastekombination kan også bruges til afsnit. Du kan indsætte tekststykker mellem dele af en liste.
Mellemrum, der ikke brydes
Mange mennesker ved, at når de skriver store værdier, kan tal ikke adskilles af flere linjer, eller initialer bør ikke adskilles fra efternavnet. Men nogle gange kender Word ikke de elementære regler og gør ting, som det ikke burde. Bliv ikke nervøs og giv softwaren skylden for alle synderne.
Løsningen: det ikke-brydende mellemrum er løsningen på alle dine problemer. Tryk på Shift + Ctrl + "Space", så holdes linjerne adskilt. De bruges til forkortelser (f.eks. 10 mm), mellem tegn og de tal, der hører til dem (f.eks. 26). I forhåndsvisninger af tegn, der ikke kan udskrives, vises det som en cirkel.
Feltkoder.
Denne funktion virker måske ikke for praktisk i det normale liv, men til design af standarddokumenter vil det være egnet. Du kan bare lave en lille korrektion til et typisk dokument, opdatere margenerne og ikke behøver at lave hele teksten om.
Hvis du f.eks. vil oversætte sekscifrede tal til små bogstaver eller indsætte datoen, hvor dokumentet blev oprettet, vil feltkoderne helt sikkert hjælpe dig med det. Med tastekombinationen Alt + F9 kan du ændre visningen af feltkoder og deres værdier. For at gøre dette skal du gå til Insert, kigge efter "Express Blocks" og klikke på "Fields", eller bruge Ctrl + F9. Når de krøllede parenteser vises, kan du indtaste et tal der, og det vil derefter blive afspejlet gennem bogstaver.
Sikre dine dokumenter
Livet er anderledes, så du bør aldrig efterlade din bærbare computer, USB-nøgle osv. uden opsyn. Men hvis du alligevel gør det, bør du sørge for at sætte adgangskoder på dine dokumenter på forhånd. Words sikkerhed svarer til det sikkerhedssystem, som den amerikanske regering bruger til at beskytte statshemmeligheder.
Du bør dog ikke glemme dine adgangskoder, da du ikke vil være i stand til at gendanne dem. Gå til fanen Filer, rul ned, vælg Information, klik på Beskyt dokument, og klik på Adgangskodekryptering. For at ophæve beskyttelsen skal du aktivere dokumentet og fjerne adgangskoden på samme sted.
Indstil en begrænsning for at foretage ændringer
Hvis du ønsker, at dit arbejde skal være synligt, men ikke kan ændres af en anden bruger, skal du bruge ændringsbegrænsningen.
Løsning: Gå til fanen "Filer", rul ned, vælg "Detaljer", klik på "Beskyt dokument" og klik på "Begræns redigering". Her kan du f.eks. angive, hvilke dele af dokumentet der ikke skal være omfattet af begrænsningsreglen.
Autosubstitution
Med denne funktion kan du nemt reducere stavningen af komplekse ord og sætninger, og i nogle tilfælde sætninger, til blot et par bogstaver. Den vil også fjerne typiske stavefejl, som er unikke for dig.
Find fanen "File", udvid "Options", klik på "Spelling", og klik derefter på "Auto-Swap Options". Indtast oplysningerne i linjerne "Erstat" og "Til". Det er gjort. Skrivehastigheden kan nu øges.
Lav altid en sikkerhedskopi
Alle har i deres liv oplevet øjeblikke, hvor strømmen går uden varsel, eller du ved et uheld lukker et dokument uden at gemme det. Til sådanne tilfælde og opfundet en backup, som vil være nødvendig for at gendanne oplysningerne efter uforudsete omstændigheder. En sådan funktion bruges også til at arkivere tidligere versioner af et dokument.
Klik på "File", tryk på "Options", derefter "Advanced" og se efter "Save". Klik på "Gem altid sikkerhedskopi".
Træk "halen" af sider op
Nogle gange passer teksten ikke på 1 side, og Word smider teksten til næste side, selvom det er ubelejligt for udskrivning. Det er her, forskellige tricks tages i brug, selvom du simpelthen kan bruge indstillingen "Shrink to Page". Teksten reduceres til størrelsen af 1 side ved at komprimere linjernes størrelse og afstand en smule. Gå til værktøjslinjen Hurtig adgang, åbn "Andre kommandoer", skift til "Alle kommandoer", og gå så ned til funktionen "Krymp til side", og flyt den til vinduet til højre. Et klik, og "halen" er trimmet.
Tag de tips, der gælder for dit arbejde, studer dem og brug dem i praksis. Spar tid, og gør dit arbejde mere rationelt. Hav et godt arbejde!
