Microsoft Word umožňuje vytvárať a pracovať s množstvom nových dokumentov každý deň, ale niekedy to, na čo sme zvyknutí, nemusí byť ani efektívne, ani účinné. Odborníci navrhujú 10 spôsobov, ako si uľahčiť život pri používaní tejto aplikácie.
Zmena predvoleného písma v aplikácii Word
Štandardy organizácie, pre ktorú pracujete, alebo osobné preferencie vám prikazujú používať určité písmo. písmo s určitými vlastnosťami, povedzme Times New Roman, 12 pt. Žiaľ, Microsoft Word nevie čítať vaše myšlienky a pri každom spustení vám navrhne použiť písmo Verdana, 10 pt. Je to veľmi nepríjemné, pretože musíte znova a znova meniť písmo. Pri jednom dokumente to trvá len niekoľko sekúnd, ale pri viacerých dokumentoch to môže trvať celé hodiny. Prečo sa s tým netrápiť a neurobiť tomu úplnú bodku?
Riešenie: Musíte zadať písmo a jeho vlastnosti, ktoré sa použije pri každom otvorení nového súboru. Ak to chcete urobiť, prejdite na kartu "Domov", kliknite na položku "Písmo", zadajte požadovanú možnosť a kliknite na tlačidlo "Predvolené" vľavo dole.
Tezaurus pomôže
Každý chápe, že špecifické vedecké definície a právne termíny neznamenajú používanie synoným. V neformálnom alebo každodennom písaní je však používanie slov s podobným významom úplne prijateľné a niekedy dokonca nevyhnutné. Vďaka tomu váš text získa novú farbu, zlepší sa jeho čitateľnosť a prestane byť nudný. V prípade, že nemáte dostatočne veľkú slovnú zásobu alebo vám momentálne nič nenapadá, oplatí sa neustále obracať na prehliadač?
Riešenie: Tezaurus, ktorý je už zabudovaný vo Worde, vám ponúkne správne slová. Kliknite na slovo, ktoré chcete nahradiť, a zároveň podržte stlačené tlačidlo Alt na klávesnici. Na pravej strane sa zobrazí okno, v ktorom môžete vyhľadať synonymum z navrhovaných variantov.
Rýchle presúvanie riadkov zoznamu
Informácie sa najlepšie pochopia pomocou zoznamov s rôznymi značkami. Vďaka štruktúre a rozdeleniu na časti je pre náš mozog oveľa jednoduchšie asimilovať informácie. Preto sa plánovanie vykonáva vo formáte zoznamu. Zoznam, ktorý je príjemný na pohľad, ale nepohodlný na formátovanie, bráni používateľom v ich častom používaní. Osobitným prípadom je pohyb riadkov voči sebe, na tento účel všetci zvyčajne používajú veľmi obľúbené klávesové skratky: Ctrl+C a Ctrl+V.
Riešenie: Kombinácia klávesov Alt + Shift + ↑(↓) presunie vybranú položku správnym smerom. Táto kombinácia klávesov je použiteľná aj pre odseky. Medzi časti zoznamu môžete vkladať úseky textu.
Nezalamovaná medzera
Mnohí ľudia vedia, že pri písaní veľkých hodnôt sa číslice nesmú oddeľovať niekoľkými riadkami alebo iniciály by sa nemali oddeľovať od priezviska. Word však niekedy nepozná elementárne pravidlá a robí veci, ktoré by nemal. Nenechajte sa znervózniť a neobviňujte zo všetkých prehreškov softvér.
Riešenie: Nezalamovaná medzera je riešením všetkých vašich problémov. Stlačte klávesovú skratku Shift + Ctrl + "Medzera" a vďaka tomu budú riadky oddelené. Používajú sa pri skratkách (napr. 10 mm), medzi znakmi a číslami, ktoré k nim patria (napr. 26). V náhľadoch netlačiteľných znakov sa zobrazí ako kruh.
Kódy polí.
Táto funkcia sa v bežnom živote nemusí zdať príliš praktická, ale na navrhovanie štandardných dokumentov bude vhodná. V typickom dokumente môžete urobiť len malú opravu, aktualizovať okraje a nemusíte prerábať celý text.
Ak chcete napríklad preložiť šesťmiestne čísla na malé písmená alebo vložiť dátum vytvorenia dokumentu, kódy polí vám s tým určite pomôžu. Kombinácia klávesov Alt + F9 mení zobrazenie kódov polí a ich hodnôt. Ak to chcete urobiť, prejdite na Insert, vyhľadajte položku "Expresné bloky" a kliknite na položku "Polia" alebo použite klávesovú skratku Ctrl + F9. Keď sa zobrazia kučeravé zátvorky, môžete tam zadať číslo a to sa potom prejaví prostredníctvom písmen.
Zabezpečte svoje dokumenty
Život je iný, preto by ste nikdy nemali nechávať svoj notebook, flash disk atď. bez dozoru. Ak to však predsa len urobíte, mali by ste sa uistiť, že ste si vopred nastavili heslá na svojich dokumentoch. Zabezpečenie programu Word je podobné tomu, ktoré používa americká vláda na ochranu štátnych tajomstiev.
Heslá by ste však nemali zabúdať, pretože ich nebude možné obnoviť. Prejdite na kartu Súbor, prejdite nadol, vyberte položku Informácie, kliknite na položku Chrániť dokument a kliknite na položku Šifrovať heslom. Ak chcete zrušiť ochranu, musíte dokument aktivovať a na tom istom mieste odstrániť heslo.
Nastavenie obmedzenia na vykonávanie zmien
Ak chcete, aby vaša práca bola viditeľná, ale iný používateľ na nej nemohol nič zmeniť, použite obmedzenie modifikácie.
Riešenie: Prejdite na kartu "Súbor", prejdite nadol, vyberte položku "Podrobnosti", kliknite na položku "Chrániť dokument" a kliknite na položku "Obmedziť úpravy". Tu môžete napríklad určiť časti dokumentu, ktoré nebudú podliehať pravidlu obmedzenia.
Automatické nahradenie
Pomocou tejto funkcie môžete ľahko zredukovať písanie zložitých slov a fráz, a v niektorých prípadoch aj viet, len na niekoľko písmen. Odstráni tiež typické preklepy, ktoré sú pre vás jedinečné.
Nájdite kartu "Súbor", rozbaľte položku "Možnosti", kliknite na položku "Pravopis" a potom kliknite na položku "Možnosti automatickej výmeny". Zadajte informácie do riadkov "Nahradiť" a "Do". Hotovo. Rýchlosť písania sa teraz môže zvýšiť.
Vždy si vytvorte záložnú kópiu
Každý sa vo svojom živote stretol s chvíľami, keď bez varovania vypadol prúd alebo ste omylom zavreli dokument bez uloženia. Pre takéto prípady a vymyslel zálohu, ktorá bude potrebná na obnovenie informácií po nepredvídaných okolnostiach. Takáto funkcia sa používa aj na archiváciu skorších verzií dokumentu.
Kliknite na položku "Súbor", stlačte tlačidlo "Možnosti", potom "Rozšírené" a vyhľadajte položku "Uložiť". Kliknite na možnosť "Vždy uložiť zálohu".
Vytiahnite "chvost" stránok
Niekedy sa text nezmestí na 1 stranu a Word ho hodí na ďalšiu stranu, hoci je to pre tlač nepohodlné. Vtedy sa pristupuje k rôznym trikom, hoci môžete jednoducho použiť možnosť "Zmenšiť na stránku". Text sa zmenší na veľkosť 1 strany miernym stlačením veľkosti a rozstupov riadkov. Prejdite na panel nástrojov Rýchly prístup, otvorte položku "Iné príkazy", prepnite na "Všetky príkazy", potom spustite funkciu "Zmenšiť na stranu" a presuňte ju do okna vpravo. Stačí jedno kliknutie a "chvost" je orezaný.
Vezmite si tipy, ktoré sa týkajú vašej práce, preštudujte si ich a použite v praxi. Ušetríte svoj čas, vaša práca bude racionálnejšia. Prajem vám príjemnú prácu!
