Microsoft Word ви позволява да създавате и работите с много нови документи всеки ден, но понякога това, с което сме свикнали, може да не е нито ефикасно, нито ефективно. Специалистите предлагат 10 начина да улесните живота си, когато използвате това приложение.
Промяна на шрифта по подразбиране в Word
Стандартите на организацията, за която работите, или личните ви предпочитания налагат да използвате определен шрифт. шрифт с определени характеристики, да речем Times New Roman, 12 pt. Уви, Microsoft Word не може да чете мислите ви и всеки път, когато го стартирате, предлага да използвате шрифта Verdana, 10 pt. Това е много досадно, защото се налага да променяте шрифта отново и отново. Извършването на тази операция за един документ отнема само няколко секунди, но за години може да отнеме часове. Защо да не се спре с това неудобство и да се сложи точка на това?
Решение: Трябва да посочите шрифта и неговите характеристики, които ще се използват всеки път, когато отваряте нов файл. За да направите това, отидете в раздела "Начало", щракнете върху "Шрифт", посочете желаната опция и щракнете върху бутона "По подразбиране" в долния ляв ъгъл.
Тезаурусът ще ви помогне
Всеки разбира, че специфичните научни дефиниции и правни термини не предполагат използването на синоними. Но в неофициалното или ежедневното писане използването на думи със сходно значение е напълно приемливо и понякога дори необходимо. Това ще позволи на текста ви да придобие нов цвят, ще подобри четивността и ще спре да бъде скучен. В случай че не разполагате с достатъчно голям речник или ако в момента не можете да се сетите за нищо, струва ли си да се обръщате постоянно към браузъра си?
Решение: Тезаурусът, който вече е вграден в Word, ще ви подскаже подходящите думи. Щракнете върху думата, която искате да замените, като същевременно държите натиснат клавиша Alt на клавиатурата. Вдясно ще се появи прозорец, в който можете да потърсите синоним от предложените варианти.
Бързо преместване на редовете на списъка
Информацията се разбира най-добре чрез използване на списъци с различни маркери. Благодарение на структурата и разделянето на части мозъкът ни много по-лесно асимилира информацията. Ето защо планирането се извършва под формата на списък. Списък, който е приятен за гледане, но неудобен за оформяне, спира потребителите да ги използват често. Специален случай е преместването на редовете един спрямо друг, като за тази цел всички обикновено използват така обичаните клавишни комбинации: Ctrl+C и Ctrl+V.
Решение: Комбинацията Alt + Shift + ↑(↓) ще премести избрания елемент в правилната посока. Тази клавишна комбинация е приложима и за параграфи. Можете да вмъквате фрагменти от текст между частите на списъка.
Непрекъснат интервал
Много хора знаят, че при изписването на големи стойности цифрите не могат да се разделят на няколко реда или инициалите не трябва да се отделят от фамилното име. Но понякога Word не познава елементарните правила и прави неща, които не би трябвало. Не се изнервяйте и не обвинявайте софтуера за всички грехове.
Решението: Непрекъснатият интервал е решението на всичките ви проблеми. Натиснете Shift + Ctrl + "Space" и това ще запази редовете разделени. Те се използват за съкращения (напр. 10 мм), между знаците и числата, които им принадлежат (напр. № 26). В непечатаемите визуализации на символите те ще се появят като кръгче.
Кодове на областите.
Тази функция може да не изглежда твърде удобна в нормалния живот, но за проектирането на стандартни документи ще бъде подходяща. Можете просто да направите малка корекция в типичен документ, да актуализирате полетата и да не се налага да преработвате целия текст.
Например, ако искате да преведете шестцифрени числа в малки букви или да вмъкнете датата, на която е създаден документът, кодовете на полетата определено ще ви помогнат за това. Клавишната комбинация Alt + F9 променя показването на кодовете на полетата и техните стойности. За да направите това, отидете в Insert, потърсете "Експресни блокове" и щракнете върху "Полета" или използвайте Ctrl + F9. След като се появят къдравите скоби, можете да въведете там число и след това то ще бъде отразено чрез буквите.
Защитете документите си
Животът е различен, затова никога не трябва да оставяте лаптопа, флашката и т.н. без надзор. Но все пак, ако го направите, тогава трябва да се уверите, че предварително сте задали пароли на документите си. Защитата на Word е подобна на тази, използвана от американското правителство за защита на държавните тайни.
Не бива обаче да забравяте паролите си, тъй като няма да можете да ги възстановите. Отидете в раздела Файл, превъртете надолу, изберете Информация, щракнете върху Защитете документа и щракнете върху Шифроване с парола. За да премахнете защитата, трябва да активирате документа и да премахнете паролата, на същото място.
Задаване на ограничение за извършване на промени
Ако искате работата ви да е видима, но нищо да не може да бъде променено от друг потребител, използвайте ограничението за модификация.
Решение: Отидете в раздела "Файл", превъртете надолу, изберете "Детайли", щракнете върху "Защита на документа" и щракнете върху "Ограничаване на редактирането". Тук можете например да посочите раздели от документа, които няма да бъдат обект на правилото за ограничаване.
Автозаместване
С тази функция можете лесно да сведете изписването на сложни думи и фрази, а в някои случаи и на изречения, само до няколко букви. Тя също така ще елиминира типичните печатни грешки, които са уникални за вас.
Намерете раздела "Файл", разгърнете "Опции", щракнете върху "Правопис" и след това щракнете върху "Опции за автоматична смяна". Въведете информацията в редовете "Замяна" и "До". Готово. Сега скоростта на писане може да се увеличи.
Винаги създавайте резервно копие
Всеки в живота си се е сблъсквал с моменти, когато токът спира без предупреждение или случайно затваряте документ, без да го запазите. За такива случаи и измислено резервно копие, което ще е необходимо за възстановяване на информацията след непредвидени обстоятелства. Подобна функция се използва и за архивиране на по-ранни версии на даден документ.
Щракнете върху "File" (Файл), натиснете "Options" (Опции), след това "Advanced" (Разширени) и потърсете "Save" (Запазване). Щракнете върху "Винаги да се запазва резервно копие".
Издърпайте "опашката" на страниците
Понякога текстът не се побира на 1 страница и Word го прехвърля на следващата страница, въпреки че това е неудобно за отпечатване. Тук се прибягва до различни трикове, въпреки че можете просто да използвате опцията "Свиване на страница". Текстът се намалява до размера на 1 страница, като леко се компресират размерът и разстоянието между редовете. Отидете в лентата с инструменти за бърз достъп, отворете "Други команди", променете на "Всички команди", след което пуснете надолу функцията "Свиване до страница" и я преместете в прозореца вдясно. Едно щракване и "опашката" е изрязана.
Вземете съветите, които се отнасят до вашата работа, изучете ги и ги използвайте на практика. Спестете времето си, направете работата си по-рационална. Приятна работа!
