Microsoft Word umożliwia tworzenie i pracę z wieloma nowymi dokumentami każdego dnia, ale czasami to, do czego jesteśmy przyzwyczajeni, może nie być ani wydajne, ani skuteczne. Specjaliści podpowiadają 10 sposobów na ułatwienie sobie życia podczas korzystania z tej aplikacji.
Zmień domyślną czcionkę w programie Word
Standardy organizacji, dla której pracujesz, lub osobiste preferencje, nakazują używanie określonego kroju pisma. czcionka z określonymi cechami, powiedzmy Times New Roman, 12 pkt. Niestety, Microsoft Word nie potrafi czytać w myślach i przy każdym uruchomieniu sugeruje użycie czcionki Verdana, 10 pkt. Jest to bardzo irytujące, ponieważ trzeba ciągle zmieniać czcionkę. Zrobienie tego dla jednego dokumentu zajmuje tylko kilka sekund, ale robienie tego przez lata może zająć godziny. Dlaczego nie położyć temu kresu?
Rozwiązanie: Musisz określić czcionkę i jej charakterystykę, która będzie używana przy każdym otwarciu nowego pliku. Aby to zrobić, przejdź do zakładki "Strona główna", kliknij "Czcionka", określ żądaną opcję i kliknij przycisk "Domyślne" w lewym dolnym rogu.
Tezaurus pomoże
Każdy rozumie, że konkretne definicje naukowe i terminy prawne nie implikują użycia synonimów. Jednak w nieformalnym lub codziennym piśmie użycie słów o podobnym znaczeniu jest całkowicie dopuszczalne, a czasem nawet konieczne. Dzięki temu tekst nabierze nowego koloru, poprawi się jego czytelność i przestanie być nudny. W przypadku, gdy nie masz wystarczająco dużego zasobu słownictwa lub nie możesz nic wymyślić w danym momencie, czy warto cały czas korzystać z przeglądarki?
Rozwiązanie: tezaurus wbudowany w program Word podpowie odpowiednie słowa. Kliknij słowo, które chcesz zastąpić, przytrzymując klawisz Alt na klawiaturze. Po prawej stronie pojawi się okno, w którym można wyszukać synonim spośród sugerowanych wariantów.
Szybkie przesuwanie wierszy listy
Informacje najlepiej zrozumieć za pomocą list z różnymi znacznikami. Dzięki strukturze i podziałowi na części, nasz mózg znacznie łatwiej przyswaja informacje. Właśnie dlatego planowanie odbywa się w formacie listy. Lista, która jest przyjemna dla oka, ale niewygodna w formatowaniu, powstrzymuje użytkowników przed częstym korzystaniem z niej. Szczególnym przypadkiem jest przesuwanie linii względem siebie, w tym celu wszyscy zwykle używają uwielbianych skrótów klawiaturowych: Ctrl + C i Ctrl + V.
Rozwiązanie: kombinacja klawiszy Alt + Shift + ↑(↓) przesunie wybrany element we właściwym kierunku. Ta kombinacja klawiszy ma również zastosowanie do akapitów. Możesz wstawiać fragmenty tekstu między częściami listy.
Nieprzerwana spacja
Wiele osób wie, że podczas pisania dużych wartości, cyfry nie mogą być oddzielone kilkoma liniami lub inicjały nie powinny być oddzielone od nazwiska. Ale Word czasami nie zna elementarnych zasad i robi rzeczy, których nie powinien. Nie denerwuj się i nie obwiniaj oprogramowania za wszystkie grzechy.
Rozwiązanie: nierozdzielająca spacja jest rozwiązaniem wszystkich problemów. Naciśnij Shift + Ctrl + "Spacja", aby oddzielić linie. Są one używane do skrótów (np. 10 mm), między znakami i liczbami, które do nich należą (np. 26). W podglądzie znaków niedrukowalnych pojawi się jako okrąg.
Kody pól.
Ta funkcja może nie wydawać się zbyt przydatna w normalnym życiu, ale do projektowania standardowych dokumentów będzie odpowiednia. Wystarczy wprowadzić drobną korektę do typowego dokumentu, zaktualizować marginesy i nie trzeba przerabiać całego tekstu.
Na przykład, jeśli chcesz przetłumaczyć sześciocyfrowe liczby na małe litery lub wstawić datę utworzenia dokumentu, kody pól z pewnością ci w tym pomogą. Kombinacja klawiszy Alt + F9 zmienia sposób wyświetlania kodów pól i ich wartości. Aby to zrobić, przejdź do Wstaw, poszukaj "Bloki ekspresowe" i kliknij "Pola" lub użyj Ctrl + F9. Gdy pojawią się nawiasy klamrowe, możesz wprowadzić tam liczbę, która zostanie następnie odzwierciedlona za pomocą liternictwa.
Zabezpiecz swoje dokumenty
Życie jest inne, więc nigdy nie powinieneś zostawiać swojego laptopa, pendrive'a itp. bez nadzoru. Jeśli jednak to robisz, upewnij się, że wcześniej ustawiłeś hasła do swoich dokumentów. Zabezpieczenia Worda są podobne do tych używanych przez amerykański rząd do ochrony tajemnic państwowych.
Nie powinieneś jednak zapomnieć swoich haseł, ponieważ nie będziesz w stanie ich odzyskać. Przejdź do zakładki Plik, przewiń w dół, wybierz Informacje, kliknij Chroń dokument i kliknij Szyfruj hasłem. Aby odblokować ochronę, należy aktywować dokument i usunąć hasło w tym samym miejscu.
Ustaw ograniczenie wprowadzania zmian
Jeśli chcesz, aby Twoja praca była widoczna, ale nic nie mogło zostać zmienione przez innego użytkownika, użyj ograniczenia modyfikacji.
Rozwiązanie: przejdź do zakładki "Plik", przewiń w dół, wybierz "Szczegóły", kliknij "Chroń dokument" i kliknij "Ogranicz edycję". Tutaj możesz na przykład określić sekcje dokumentu, które nie będą podlegać regule ograniczenia.
Autosubstytucja
Dzięki tej funkcji można łatwo zredukować pisownię złożonych słów i fraz, a w niektórych przypadkach zdań, do zaledwie kilku liter. Wyeliminuje to również typowe literówki, które są unikalne dla Ciebie.
Znajdź zakładkę "Plik", rozwiń "Opcje", kliknij "Pisownia", a następnie kliknij "Opcje automatycznej zamiany". Wprowadź informacje w wierszach "Zamień" i "Do". Gotowe. Szybkość pisania może teraz wzrosnąć.
Zawsze twórz kopię zapasową
Każdy w swoim życiu spotkał się z momentami, gdy bez ostrzeżenia wysiada zasilanie lub przypadkowo zamykamy dokument bez zapisania. Dla takich przypadków i wymyślił kopię zapasową, która będzie niezbędna do przywrócenia informacji po nieprzewidzianych okolicznościach. Taka funkcja służy również do archiwizowania wcześniejszych wersji dokumentu.
Kliknij "Plik", naciśnij "Opcje", następnie "Zaawansowane" i poszukaj "Zapisz". Kliknij na "Zawsze zapisuj kopię zapasową".
Podciąganie "ogona" stron
Zdarza się, że tekst nie mieści się na 1 stronie i Word przerzuca go na następną, choć jest to niewygodne przy drukowaniu. W tym miejscu stosuje się różne sztuczki, chociaż można po prostu użyć opcji "Zmniejsz do strony". Tekst jest zmniejszany do rozmiaru 1 strony poprzez nieznaczną kompresję rozmiaru i odstępów między wierszami. Przejdź do paska narzędzi szybkiego dostępu, otwórz "Inne polecenia", zmień na "Wszystkie polecenia", a następnie upuść funkcję "Zmniejsz do strony" i przenieś ją do okna po prawej stronie. Jedno kliknięcie i "ogonek" jest przycięty.
Skorzystaj ze wskazówek, które odnoszą się do Twojej pracy, przestudiuj je i wykorzystaj w praktyce. Oszczędzaj czas i spraw, by Twoja praca była bardziej racjonalna. Miłej pracy!
