Microsoft Word vous permet de créer et de travailler avec un grand nombre de nouveaux documents chaque jour, mais il arrive que ce à quoi nous sommes habitués ne soit ni efficace ni efficient. Des professionnels vous proposent 10 façons de vous faciliter la vie lorsque vous utilisez cette application.
Changer la police par défaut dans Word
Les normes de l'organisation pour laquelle vous travaillez, ou vos préférences personnelles, vous imposent d'utiliser une certaine police de caractères. polices les polices de caractères qui ont certaines caractéristiques, par exemple Times New Roman, 12 pt. Hélas, Microsoft Word ne sait pas lire dans vos pensées et, à chaque fois que vous le lancez, il vous propose d'utiliser la police Verdana, 10 pt. C'est très ennuyeux, car vous devez changer de police à chaque fois. Faire cela pour un document ne prend que quelques secondes, mais le faire pour des années peut prendre des heures. Pourquoi ne pas mettre fin à ces tracas et y mettre un terme ?
Solution : Vous devez spécifier la police et ses caractéristiques, qui seront utilisées chaque fois que vous ouvrirez un nouveau fichier. Pour ce faire, allez dans l'onglet "Accueil", cliquez sur "Police", indiquez l'option souhaitée et cliquez sur le bouton "Défaut" en bas à gauche.
Le thésaurus vous aidera
Tout le monde comprend que les définitions scientifiques spécifiques et les termes juridiques n'impliquent pas l'utilisation de synonymes. Mais dans les écrits informels ou quotidiens, l'utilisation de mots ayant des significations similaires est parfaitement acceptable et parfois même nécessaire. Cela permettra à votre texte de prendre une nouvelle couleur, d'améliorer sa lisibilité et de cesser d'être ennuyeux. Si vous ne disposez pas d'un vocabulaire suffisamment étendu ou si vous n'avez pas d'idée précise pour le moment, cela vaut-il la peine d'avoir recours à votre navigateur en permanence ?
Solution : le thésaurus déjà intégré dans Word vous demandera de trouver les bons mots. Cliquez sur le mot que vous souhaitez remplacer tout en maintenant la touche Alt de votre clavier enfoncée. Une fenêtre s'ouvre à droite, dans laquelle vous pouvez rechercher un synonyme parmi les variantes proposées.
Déplacement rapide des lignes de la liste
La meilleure façon de comprendre l'information est d'utiliser des listes avec différents marqueurs. Grâce à la structure et à la division en parties, il est beaucoup plus facile pour notre cerveau d'assimiler l'information. C'est pourquoi la planification se fait sous forme de liste. Une liste agréable à regarder, mais difficile à mettre en forme, empêche les utilisateurs de s'en servir fréquemment. Un cas particulier est le déplacement des lignes les unes par rapport aux autres, pour lequel tout le monde utilise généralement les raccourcis clavier très appréciés : Ctrl+C et Ctrl+V.
Solution : la combinaison Alt + Shift + ↑(↓) permet de déplacer l'élément sélectionné dans la bonne direction. Cette combinaison de touches s'applique également aux paragraphes. Vous pouvez insérer des bouts de texte entre les parties d'une liste.
Espace insécable
Beaucoup de gens savent que lorsqu'ils écrivent de grandes valeurs, les chiffres ne peuvent pas être séparés par plusieurs lignes, ou que les initiales ne doivent pas être séparées du nom de famille. Mais il arrive que Word ne connaisse pas les règles élémentaires et fasse des choses qu'il ne devrait pas faire. Ne vous énervez pas et n'accusez pas le logiciel de tous les maux.
La solution : l'espace insécable est la solution à tous vos problèmes. Appuyez sur Shift + Ctrl + "Espace" pour séparer les lignes. Elles sont utilisées pour les abréviations (par exemple 10 mm), entre les caractères et les chiffres qui leur appartiennent (par exemple 26). Dans les aperçus de caractères non imprimables, ils apparaissent sous la forme d'un cercle.
Codes des domaines.
Cette caractéristique peut ne pas sembler très pratique dans la vie de tous les jours, mais pour la conception de documents standard, elle convient parfaitement. Vous pouvez simplement apporter une petite correction à un document typique, mettre à jour les marges et ne pas avoir à refaire tout le texte.
Par exemple, si vous souhaitez convertir des nombres à six chiffres en minuscules ou insérer la date de création du document, les codes de champ vous seront d'une aide précieuse. La combinaison de touches Alt + F9 permet de modifier l'affichage des codes de champ et de leurs valeurs. Pour ce faire, allez dans Insertion, cherchez "Blocs express" et cliquez sur "Champs", ou utilisez Ctrl + F9. Une fois que les parenthèses curieuses apparaissent, vous pouvez y saisir un nombre, qui sera alors reflété par le lettrage.
Sécurisez vos documents
La vie étant différente, vous ne devriez jamais laisser votre ordinateur portable, votre clé USB, etc. sans surveillance. Mais si vous le faites, veillez à définir au préalable des mots de passe pour vos documents. La sécurité de Word est similaire à celle utilisée par le gouvernement américain pour protéger les secrets d'État.
N'oubliez pas vos mots de passe, car vous ne pourrez pas les récupérer. Allez dans l'onglet Fichier, faites défiler vers le bas, sélectionnez Information, cliquez sur Protéger le document et cliquez sur Crypter par mot de passe. Pour annuler la protection, vous devez activer le document et supprimer le mot de passe au même endroit.
Limiter les modifications
Si vous souhaitez que votre travail soit visible, mais que rien ne puisse être modifié par un autre utilisateur, utilisez la restriction de modification.
Solution : allez dans l'onglet "Fichier", faites défiler vers le bas, sélectionnez "Détails", cliquez sur "Protéger le document" et cliquez sur "Restreindre l'édition". Ici, vous pouvez, par exemple, spécifier des sections du document qui ne seront pas soumises à la règle de restriction.
Autosubstitution
Grâce à cette fonction, vous pouvez facilement réduire l'orthographe de mots et d'expressions complexes, voire de phrases, à quelques lettres seulement. Elle permet également d'éliminer les fautes de frappe typiques qui vous sont propres.
Cliquez sur l'onglet "Fichier", développez "Options", cliquez sur "Orthographe", puis sur "Options d'échange automatique". Saisissez les informations dans les lignes "Remplacer" et "À". C'est fait. La vitesse de frappe peut maintenant augmenter.
Créez toujours une copie de sauvegarde
Tout le monde a rencontré dans sa vie des moments où l'électricité s'éteint sans prévenir ou vous fermez accidentellement un document sans le sauvegarder. Pour de tels cas et inventé une sauvegarde, qui sera nécessaire pour restaurer l'information après des circonstances imprévues. Cette fonction est également utilisée pour archiver les versions antérieures d'un document.
Cliquez sur "Fichier", appuyez sur "Options", puis "Avancé" et cherchez "Sauvegarder". Cliquez sur "Toujours sauvegarder".
Tirer vers le haut la "queue" des pages
Il arrive que le texte ne tienne pas sur une page et que Word le reporte sur la page suivante, ce qui n'est pas pratique pour l'impression. C'est là que l'on a recours à diverses astuces, bien que vous puissiez simplement utiliser l'option "Réduire à la page". Le texte est réduit à la taille d'une page en comprimant légèrement la taille et l'espacement des lignes. Allez dans la barre d'outils d'accès rapide, ouvrez "Autres commandes", passez à "Toutes les commandes", puis descendez jusqu'à la fonction "Réduire à la page" et déplacez-la dans la fenêtre de droite. Un clic et la "queue" est coupée.
Prenez les conseils qui s'appliquent à votre travail, étudiez-les et mettez-les en pratique. Gagnez du temps, rendez votre travail plus rationnel. Bon travail !
