Microsoft Word позволяет создавать ежедневно множество новых документов и работать с ними, но иногда привычные для нас действия могут быть не совсем действенны и эффективны. Профессионалы предлагают 10 способов, как облегчить свою жизнь при работе с этим приложением.
Изменить шрифт по умолчанию в Word
Корпоративные стандарты организации, в которой вы работаете, или сугубо личные предпочтения обязывают вас использовать некий шрифт с определенными характеристиками, предположим Times New Roman, 12 пт. Увы, Microsoft Word не умеет читать мысли и каждый раз при запуске программы предлагает оформлять текст шрифтом Verdana, 10 пт. Это очень раздражает, так как раз за разом приходится менять шрифт. Для осуществления таких действий с одним документом потребуется всего лишь несколько секунд, а вот если делать это на протяжении многих лет — будут потрачены часы. Может, стоит прекратить мучения и поставить жирную точку над?
Решение: необходимо указать шрифт и его характеристики, которые будут использоваться каждый раз при открытии нового файла. Для этого зайдите на вкладку «Главная», нажмите на «Шрифт», укажите необходимый вариант и нажмите на кнопку «По умолчанию», находящуюся внизу слева.
Тезаурус придет на помощь
Все понимают, что конкретные научные определения и юридические термины не предполагают использования синонимов. Но в неофициальном или ежедневном письме применение слов со схожими значениями вполне допустимо, а порой даже необходимо. Это позволит вашему тексту заиграть новыми красками, улучшит его читаемость и он перестанет быть скучным. В случае если вы обладаете недостаточно большим словарным запасом или в данный момент ничего не приходит в голову, стоит ли постоянно обращаться к браузеру?
Решение: уже встроенный в Word тезаурус подскажет вам нужные слова. Нажмите на слово, которое вы хотите заменить и при этом зажмите на клавиатуре кнопку Alt. Справа выскочит окно, где вы сможете отыскать синоним из предложенных вариантов.
Быстрое перемещение строк списка
Лучше всего воспринимается информация при использовании списков с различными маркерами. Благодаря структурированности и разделению на части нашему мозгу усваивать информацию становится значительно легче. Вот почему планирование осуществляется в списочном формате. Приятный для восприятия перечень, но неудобный в процессе форматирования список останавливает пользователей в их частом применении. Частный случай — передвижение строк относительно друг друга, для этого обычно все используют так всеми любимые сочетания клавиш: Ctrl+C и Ctrl+V.
Решение: сочетание Alt + Shift + ↑(↓) передвинет указанный элемент в нужном направлении. Такое сочетание кнопок применимо и для абзацев. Можно вставлять отрывки текста между частями списка.
Неразрывный пробел
Многие знают, что при записи больших значений, цифры не могут разделяться друг от друга по нескольким строкам, или же инициалы не должны отделяться от фамилии. Но Word иногда не знает элементарных правил и делает то, чего не стоило бы. Не стоит нервничать и обвинять программу во всех грехах.
Решение: неразрывный пробел — решение всех бед. Нажмите Shift + Ctrl + «Пробел» и это будет не давать строкам разделяться. Их используют для сокращений (например, 10 мм), между символами и числами, которые к ним относятся (к примеру, № 26). В просмотре непечатаемых знаков он будет выглядеть как круг.
Коды полей
Эта функция в обычной жизни может показаться не слишком удобной, но для оформления типовых документов будет подходящей. Можно всего лишь внести небольшое исправление в типичный документ, обновить поля и не переделывать весь текст.
Например, если вы захотите перевести шестизначные цифры в пропись или же вставить дату, когда документ был создан, коды полей вам в этом обязательно помогут. Сочетание кнопок Alt + F9 изменяет отражение кодов полей и их значений. Для этого зайдите на «Вставка», отыщите «Экспресс-блоки» и щелкните по «Полю» или же используйте Ctrl + F9. После появления фигурных скобок туда можно внести число, и в дальнейшем оно будет отражено уже через пропись.
Запарольте документы
В жизни бывают разные ситуации, поэтому не стоит оставлять без присмотра ноутбук, флешку и т. д. Но все же если вы это делаете, тогда стоит заранее подстраховаться и установить пароли на документы. Безопасность программы Word схожа с системой защиты, которую использует правительство Америки для защиты государственных тайн.
Но все же не стоит забывать пароли, потому что восстановить вы их уже не сможете. Зайдите на вкладку «Файл», опуститесь вниз, выберите «Сведения», нажмите на «Защитить документ» и кликните на «Зашифровать паролем». Для отмены защиты необходимо активировать документ, и убрать пароль, там же.
Установите ограничение на внесение изменений
Если вы хотите, чтобы ваши труды могли увидеть, но ничего в них изменить нельзя было со стороны другого пользователя, воспользуйтесь ограничением на внесение изменений.
Решение: зайдите на вкладку «Файл», опуститесь вниз, выберите «Сведения», нажмите на «Защитить документ» и кликните на «Ограничить редактирование». Тут можно, например, указать отрывки документа, на которые не будет действовать правило ограничения.
Автозамена
С помощью этой функции запросто можно уменьшить написание сложных слов и словосочетаний и в некоторых случаях предложений всего до пары букв. Также она позволит устранить типичные опечатки, которые присущи только вам.
Найдите вкладку «Файл», раскройте «Параметры», кликните на «Правописание» и нажмите «Параметрам автозамены». Внесите информацию в строчки «Заменить» и «На». Готово. Теперь скорость печати может вырасти.
Всегда создавайте резервную копию
Каждый в своей жизни встречался с моментами, когда без предупреждения отключали электричество или вы случайно закрыли документ без сохранения. Для таких случаев и придумали резервную копию, которая будет необходима для восстановления информации после непредвиденных обстоятельств. Такую функцию используют также для архивирования ранних вариантов документа.
Кликните на «Файл», зажмите «Параметрам», далее «Дополнительно» и отыщите «Сохранение». Кликните на «Всегда сохранять резервную копию».
Подтягивайте «хвостики» страниц
Иногда текст не вмещается на 1 страницу, а Word перебрасывает текст на следующую, хотя для печати это неудобно. Тут прибегают к различным ухищрениям, хотя просто можно использовать опцию «Сократить на страницу». Текст уменьшается до размеров 1 страницы за счет небольшого сжатия размера и расстояния между строками. Зайдите в панель быстрого доступа, откройте «Другие команды», измените на «Все команды», далее опуститесь до функции «Сократить на страницу» и перенесите её в окно справа. Один щелчок мыши и «хвостик» обрезан.
Берите на вооружение советы, применимые в вашей работе, изучайте их и используйте на практике. Экономьте свое время, сделайте ваш труд более рациональным. Удачной вам работы!
