Microsoft Word omogoča vsakodnevno ustvarjanje in delo z veliko novimi dokumenti, vendar včasih to, česar smo vajeni, ni niti učinkovito niti uspešno. Strokovnjaki predlagajo 10 načinov, kako si olajšati življenje pri uporabi tega programa.
Spreminjanje privzete pisave v programu Word
Standardi organizacije, v kateri delate, ali osebne preference narekujejo uporabo določene pisave. pisava z določenimi značilnostmi, recimo Times New Roman, 12 pt. Žal pa Microsoft Word ne zna brati vaših misli in vam ob vsakem zagonu predlaga uporabo pisave Verdana, 10 pt. To je zelo nadležno, saj morate vedno znova spreminjati pisavo. To za en dokument traja le nekaj sekund, za več dokumentov pa lahko traja več ur. Zakaj ne bi prenehali s temi težavami in jih popolnoma odpravili?
Rešitev: Določiti morate pisavo in njene značilnosti, ki se bodo uporabile ob vsakem odprtju nove datoteke. To storite tako, da greste na zavihek "Domov", kliknete na "Pisava", določite želeno možnost in kliknete na gumb "Privzeto" spodaj levo.
Tezaurusi bodo v pomoč
Vsakdo razume, da posebne znanstvene opredelitve in pravni izrazi ne pomenijo uporabe sinonimov. Toda v neformalnem ali vsakdanjem pisanju je uporaba besed s podobnim pomenom povsem sprejemljiva in včasih celo nujna. Tako bo vaše besedilo dobilo novo barvo, izboljšalo se bo branje in ne bo več dolgočasno. V primeru, da nimate dovolj velikega besednega zaklada ali če vam trenutno ne pride na misel ničesar, ali je vredno ves čas brskati po brskalniku?
Rešitev: Tezaurus, ki je že vgrajen v program Word, vas bo pozval k iskanju ustreznih besed. Kliknite na besedo, ki jo želite zamenjati, pri tem pa na tipkovnici držite pritisnjeno tipko Alt. Na desni strani se bo odprlo okno, v katerem lahko med predlaganimi različicami poiščete sopomenko.
Hitro premikanje vrstic seznama
Informacije najlažje razumemo z uporabo seznamov z različnimi oznakami. Zaradi strukture in delitve na dele naši možgani veliko lažje asimilirajo informacije. Zato se načrtovanje izvaja v obliki seznamov. Seznam, ki je prijeten na pogled, vendar neroden za oblikovanje, uporabnike ustavi pri pogosti uporabi. Poseben primer je premikanje vrstic glede na drugo, v ta namen vsi običajno uporabljajo zelo priljubljeni bližnjici na tipkovnici: Ctrl+C in Ctrl+V.
Rešitev: Kombinacija Alt + Shift + ↑(↓) bo premaknila izbrani element v pravo smer. Ta kombinacija tipk velja tudi za odstavke. Med dele seznama lahko vstavite delčke besedila.
Nezaključen prostor
Mnogi vedo, da pri pisanju velikih vrednosti številk ne smemo ločiti z več vrsticami ali da začetnic ne smemo ločiti od priimka. Vendar Word včasih ne pozna osnovnih pravil in počne stvari, ki jih ne bi smel. Ne postanite živčni in za vse grehe ne krivite programske opreme.
Rešitev: neprekinjen presledek je rešitev za vse vaše težave. Pritisnite Shift + Ctrl + "presledek" in s tem boste ločili vrstice. Uporabljajo se za okrajšave (npr. 10 mm), med znaki in številkami, ki jim pripadajo (npr. 26). V predogledih znakov, ki jih ni mogoče natisniti, bo prikazan kot krog.
Področne oznake.
Ta funkcija se v običajnem življenju morda ne zdi preveč priročna, vendar bo za oblikovanje standardnih dokumentov primerna. V tipičnem dokumentu lahko samo malo popravite, posodobite robove in vam ne bo treba predelati celotnega besedila.
Če želite na primer šestmestne številke prevesti v male črke ali vstaviti datum, ko je bil dokument ustvarjen, vam bodo kode polj pri tem zagotovo pomagale. S kombinacijo tipk Alt + F9 spremenite prikaz kod polj in njihovih vrednosti. To storite tako, da greste na Insert, poiščete "Ekspresni bloki" in kliknete na "Polja" ali pa uporabite kombinacijo tipk Ctrl + F9. Ko se prikažejo oglati oklepaji, lahko vanje vnesete številko, ki se bo nato odražala prek črk.
Zavarujte svoje dokumente
Življenje je drugačno, zato svojega prenosnega računalnika, pomnilnika itd. nikoli ne smete pustiti brez nadzora. Če pa to vseeno storite, potem morate poskrbeti, da na svojih dokumentih predhodno nastavite gesla. Wordova varnost je podobna tisti, ki jo ameriška vlada uporablja za varovanje državnih skrivnosti.
Gesel pa ne smete pozabiti, saj jih ne boste mogli obnoviti. Pojdite na zavihek Datoteka, se pomaknite navzdol, izberite Informacije, kliknite Zaščita dokumenta in kliknite Šifriranje z geslom. Če želite odpraviti zaščito, morate dokument aktivirati in odstraniti geslo na istem mestu.
Nastavite omejitev za izvajanje sprememb
Če želite, da je vaše delo vidno, vendar drug uporabnik ne sme ničesar spremeniti, uporabite omejitev spreminjanja.
Rešitev: Pojdite na zavihek "Datoteka", pomaknite se navzdol, izberite "Podrobnosti", kliknite "Zaščititi dokument" in kliknite "Omejiti urejanje". Tu lahko na primer določite dele dokumenta, za katere ne bo veljalo pravilo omejitve.
Avtosubstitucija
S to funkcijo lahko enostavno zmanjšate črkovanje zapletenih besed in besednih zvez, v nekaterih primerih pa tudi stavkov, na samo nekaj črk. Odpravila bo tudi tipične tipkarske napake, ki so značilne samo za vas.
Poiščite zavihek "Datoteka", razširite "Možnosti", kliknite "Črkovanje" in nato kliknite "Možnosti samodejne zamenjave". V vrstici "Zamenjaj" in "Za" vnesite podatke. Končano. Hitrost tipkanja se lahko zdaj poveča.
Vedno ustvarite varnostno kopijo
Vsakdo se je v življenju srečal s trenutki, ko je brez opozorila zmanjkalo elektrike ali pa ste pomotoma zaprli dokument, ne da bi ga shranili. Za takšne primere in iznajdite varnostno kopijo, ki bo potrebna za obnovitev informacij po nepredvidenih okoliščinah. Takšna funkcija se uporablja tudi za arhiviranje prejšnjih različic dokumenta.
Kliknite "Datoteka", pritisnite "Možnosti", nato "Dodatno" in poiščite "Shrani". Kliknite na možnost "Always save backup" (Vedno shrani varnostno kopijo).
Povlecite "rep" strani
Včasih se besedilo ne prilega na 1 stran, zato Word vrže besedilo na naslednjo stran, čeprav je to neprijetno za tiskanje. Tu se zatečemo k različnim trikom, čeprav lahko preprosto uporabite možnost "Zmanjšanje na stran". Besedilo se zmanjša na velikost 1 strani tako, da se rahlo stisne velikost in razmik med vrsticami. Pojdite v orodno vrstico za hitri dostop, odprite "Drugi ukazi", preklopite na "Vsi ukazi", nato spustite funkcijo "Zmanjšanje na stran" in jo premaknite v okno na desni. Z enim klikom je "rep" obrezan.
Izberite nasvete, ki veljajo za vaše delo, jih preučite in uporabite v praksi. Prihranite svoj čas in poskrbite, da bo vaše delo bolj racionalno. Prijetno delo!
