Met Microsoft Word kun je elke dag veel nieuwe documenten maken en ermee werken, maar soms is wat we gewend zijn niet efficiënt en effectief. Professionals stellen 10 manieren voor om je leven gemakkelijker te maken als je deze toepassing gebruikt.
Verander het standaard lettertype in Word
De standaarden van de organisatie waarvoor je werkt, of persoonlijke voorkeur, dicteren dat je een bepaald lettertype gebruikt. lettertype met bepaalde kenmerken, laten we zeggen Times New Roman, 12 pt. Helaas kan Microsoft Word je gedachten niet lezen en elke keer als je het opstart, stelt het voor om het lettertype Verdana, 10 pt. te gebruiken. Dit is erg vervelend, want je moet het lettertype steeds opnieuw veranderen. Voor één document duurt dit maar een paar seconden, maar voor jaren kan het uren duren. Waarom niet stoppen met dat gedoe en er een punt achter zetten?
Oplossing: Je moet het lettertype en de kenmerken ervan specificeren, die zullen worden gebruikt telkens wanneer je een nieuw bestand opent. Ga hiervoor naar het tabblad "Home", klik op "Font", geef de gewenste optie op en klik linksonder op de knop "Default".
Thesaurus helpt
Iedereen begrijpt dat specifieke wetenschappelijke definities en juridische termen geen synoniemen vereisen. Maar in informele of alledaagse teksten is het gebruik van woorden met vergelijkbare betekenissen heel acceptabel en soms zelfs noodzakelijk. Hierdoor krijgt je tekst een nieuwe kleur, verbetert de leesbaarheid en is hij niet langer saai. Als je geen woordenschat hebt die groot genoeg is of als je op dit moment nergens aan kunt denken, is het dan de moeite waard om je steeds tot je browser te wenden?
Oplossing: de thesaurus die al in Word is ingebouwd, vraagt je naar de juiste woorden. Klik op het woord dat je wilt vervangen terwijl je de Alt-toets op je toetsenbord ingedrukt houdt. Aan de rechterkant verschijnt een venster waarin je een synoniem kunt zoeken uit de voorgestelde varianten.
Snel verplaatsen van lijstrijen
Informatie wordt het best begrepen door gebruik te maken van lijsten met verschillende markeringen. Dankzij de structuur en de verdeling in delen is het voor onze hersenen veel gemakkelijker om informatie te assimileren. Dit is de reden waarom planning in lijstvorm gebeurt. Een lijst die prettig is om naar te kijken, maar onhandig om op te maken, weerhoudt gebruikers ervan om ze vaak te gebruiken. Een speciaal geval is het verplaatsen van regels ten opzichte van elkaar, hiervoor gebruikt iedereen meestal de geliefde sneltoetsen: Ctrl+C en Ctrl+V.
Oplossing: de combinatie Alt + Shift + ↑(↓) zal het geselecteerde item in de juiste richting verplaatsen. Deze toetsencombinatie is ook van toepassing op alinea's. Je kunt stukjes tekst invoegen tussen delen van een lijst.
Niet-brekende spatie
Veel mensen weten dat bij het schrijven van grote waarden, cijfers niet gescheiden mogen worden door meerdere regels, of initialen niet gescheiden mogen worden van de achternaam. Maar Word kent soms de elementaire regels niet en doet dingen die niet mogen. Word niet nerveus en geef de software de schuld van alle zonden.
De oplossing: de niet-brekende spatie is de oplossing voor al je problemen. Druk op Shift + Ctrl + "Spatie" en dit houdt regels gescheiden. Ze worden gebruikt voor afkortingen (bijv. 10 mm), tussen tekens en de nummers die erbij horen (bijv. 26). In voorvertoningen van niet-afdrukbare tekens worden ze weergegeven als een cirkel.
Veldcodes.
Deze functie lijkt misschien niet al te handig in het normale leven, maar voor het ontwerp van standaarddocumenten zal het geschikt zijn. Je kunt gewoon een kleine correctie aanbrengen in een standaarddocument, de marges bijwerken en niet de hele tekst opnieuw hoeven doen.
Als je bijvoorbeeld getallen van zes cijfers wilt vertalen naar kleine letters of de datum wilt invoegen waarop het document is gemaakt, dan zullen de veldcodes je daar zeker bij helpen. De toetsencombinatie Alt + F9 wijzigt de weergave van veldcodes en hun waarden. Ga hiervoor naar Invoegen, zoek naar "Express Blocks" en klik op "Velden", of gebruik Ctrl + F9. Zodra de gekrulde haakjes verschijnen, kun je daar een getal invoeren, dat vervolgens wordt weergegeven door middel van letters.
Beveilig uw documenten
Het leven is anders, dus je moet je laptop, thumb drive, enz. nooit onbeheerd achterlaten. Maar als je dat toch doet, zorg er dan voor dat je wachtwoorden instelt op je documenten. De beveiliging van Word is vergelijkbaar met het beveiligingssysteem dat de Amerikaanse overheid gebruikt om staatsgeheimen te beschermen.
Vergeet je wachtwoorden niet, want dan kun je ze niet meer herstellen. Ga naar het tabblad Bestand, scroll naar beneden, selecteer Informatie, klik op Document beveiligen en klik op Wachtwoord coderen. Om de beveiliging op te heffen, moet je het document activeren en het wachtwoord verwijderen, op dezelfde plaats.
Stel een beperking in op het maken van wijzigingen
Als je wilt dat je werk zichtbaar is, maar dat een andere gebruiker er niets aan kan veranderen, gebruik dan de wijzigingsbeperking.
Oplossing: ga naar het tabblad "Bestand", scroll naar beneden, selecteer "Details", klik op "Document beveiligen" en klik op "Bewerken beperken". Hier kun je bijvoorbeeld delen van het document opgeven die niet onder de beperkingsregel vallen.
Autosubstitutie
Met deze functie kun je de spelling van complexe woorden en zinnen, en in sommige gevallen zinnen, eenvoudig terugbrengen tot slechts een paar letters. Het zal ook typische typefouten elimineren die uniek zijn voor jou.
Zoek het tabblad "Bestand", vouw "Opties" uit, klik op "Spelling" en vervolgens op "Opties voor automatisch vervangen". Voer de informatie in de regels "Vervangen" en "Naar" in. Klaar. De typesnelheid kan nu toenemen.
Maak altijd een reservekopie
Iedereen heeft in zijn leven wel eens meegemaakt dat de stroom uitvalt zonder waarschuwing of dat je per ongeluk een document sluit zonder op te slaan. Voor dergelijke gevallen en bedacht een back-up, die nodig zal zijn om de informatie te herstellen na onvoorziene omstandigheden. Zo'n functie wordt ook gebruikt om eerdere versies van een document te archiveren.
Klik op "Bestand", druk op "Opties", dan op "Geavanceerd" en zoek naar "Opslaan". Klik op "Altijd back-up opslaan".
Trek de "staart" van pagina's omhoog
Soms past de tekst niet op 1 pagina en gooit Word de tekst naar de volgende pagina, hoewel dat onhandig is voor het afdrukken. Hier worden verschillende trucs toegepast, hoewel je ook gewoon de optie "Verkleinen tot pagina" kunt gebruiken. De tekst wordt verkleind tot de grootte van 1 pagina door de grootte en tussenruimte van de regels iets samen te drukken. Ga naar de werkbalk Snelle toegang, open "Andere opdrachten", verander naar "Alle opdrachten", ga dan naar beneden naar de functie "Naar pagina verkleinen" en verplaats het naar het rechtervenster. Eén klik en de 'staart' is ingekort.
Neem de tips die op jouw werk van toepassing zijn, bestudeer ze en gebruik ze in de praktijk. Bespaar tijd en maak je werk rationeler. Veel plezier met je werk!
