Med Microsoft Word kan du opprette og arbeide med mange nye dokumenter hver dag, men noen ganger er det vi er vant til verken effektivt eller hensiktsmessig. Fagfolk foreslår 10 måter å gjøre livet enklere på når du bruker dette programmet.
Endre standard skrifttype i Word
Standardene til organisasjonen du jobber for, eller personlige preferanser, dikterer at du bruker en bestemt skrifttype. skrifttype med visse egenskaper, la oss si Times New Roman, 12 pt. Microsoft Word kan dessverre ikke lese tankene dine, og hver gang du starter programmet, foreslår det Verdana, 10 pt. Dette er veldig irriterende, fordi du må endre skrifttype om og om igjen. Å gjøre dette for ett dokument tar bare noen sekunder, men å gjøre det for flere år kan ta flere timer. Hvorfor ikke sette en stopper for dette?
Løsning: Du må spesifisere skrifttypen og dens egenskaper, som vil bli brukt hver gang du åpner en ny fil. For å gjøre dette går du til "Hjem"-fanen, klikker på "Skrifttype", angir ønsket alternativ og klikker på "Standard"-knappen nederst til venstre.
Tesaurus vil hjelpe
Alle forstår at spesifikke vitenskapelige definisjoner og juridiske termer ikke innebærer bruk av synonymer. Men i uformell eller hverdagslig skriving er det helt akseptabelt, og noen ganger til og med nødvendig, å bruke ord med lignende betydning. På den måten får teksten din en ny farge, blir lettere å lese og ikke lenger kjedelig. Hvis du ikke har et stort nok ordforråd, eller hvis du ikke kommer på noe for øyeblikket, er det da verdt å bruke nettleseren hele tiden?
Løsning: synonymordboken som allerede er innebygd i Word, vil spørre deg om de riktige ordene. Klikk på ordet du ønsker å erstatte mens du holder nede Alt-tasten på tastaturet. Du får opp et vindu til høyre der du kan søke etter et synonym blant de foreslåtte variantene.
Rask flytting av listerader
Informasjon forstås best ved hjelp av lister med ulike markører. Takket være strukturen og inndelingen i deler er det mye lettere for hjernen vår å ta til seg informasjon. Dette er grunnen til at planlegging gjøres i listeformat. En liste som er behagelig å se på, men vanskelig å formatere, hindrer brukerne i å bruke dem ofte. Et spesielt tilfelle er flytting av linjer i forhold til hverandre, og til dette formålet bruker alle vanligvis de høyt elskede hurtigtastene Ctrl+C og Ctrl+V.
Løsning: Kombinasjonen Alt + Shift + ↑(↓) flytter det valgte elementet i riktig retning. Denne tastekombinasjonen kan også brukes for avsnitt. Du kan sette inn tekstbiter mellom deler av en liste.
Ikke-brekkende mellomrom
Mange vet at når man skriver store verdier, kan ikke tall skilles med flere linjer, eller at initialer ikke bør skilles fra etternavnet. Men det hender at Word ikke kjenner de grunnleggende reglene og gjør ting det ikke skal. Ikke bli nervøs og gi programvaren skylden for alle syndene.
Løsningen: det ikke-brytende mellomrom er løsningen på alle dine problemer. Trykk Shift + Ctrl + "mellomrom" for å holde linjene adskilt. De brukes til forkortelser (f.eks. 10 mm), mellom tegn og tilhørende tall (f.eks. 26). I forhåndsvisning av tegn som ikke kan skrives ut, vises det som en sirkel.
Feltkoder.
Denne funksjonen kan ikke virke for praktisk i det normale livet, men for utformingen av standarddokumenter vil være egnet. Du kan bare gjøre en liten korreksjon til et typisk dokument, oppdatere margene og ikke trenger å gjøre om hele teksten.
Hvis du for eksempel vil oversette sekssifrede tall til små bokstaver eller sette inn datoen dokumentet ble opprettet, vil feltkodene definitivt hjelpe deg med det. Med tastekombinasjonen Alt + F9 kan du endre visningen av feltkodene og verdiene deres. Gå til Sett inn, se etter "Ekspressblokker" og klikk på "Felt", eller bruk Ctrl + F9. Når krøllparentesene vises, kan du skrive inn et tall der, og det vil da gjenspeiles gjennom bokstaver.
Sikre dokumentene dine
Livet er annerledes, så du bør aldri forlate den bærbare datamaskinen, minnepinnen osv. uten tilsyn. Men hvis du likevel gjør det, bør du sørge for å sette passord på dokumentene dine på forhånd. Words sikkerhet ligner på den som brukes av amerikanske myndigheter for å beskytte statshemmeligheter.
Du bør imidlertid ikke glemme passordene dine, da du ikke vil kunne gjenopprette dem. Gå til Fil-fanen, bla nedover, velg Informasjon, klikk på Beskytt dokument og klikk på Passordkryptering. For å oppheve beskyttelsen må du aktivere dokumentet og fjerne passordet på samme sted.
Sett en begrensning på endringer
Hvis du vil at arbeidet ditt skal være synlig, men ikke kunne endres av en annen bruker, kan du bruke endringsbegrensningen.
Løsning: gå til "Fil" -fanen, bla ned, velg "Detaljer", klikk på "Beskytt dokument" og klikk på "Begrens redigering". Her kan du for eksempel spesifisere deler av dokumentet som ikke vil være underlagt begrensningsregelen.
Autosubstitusjon
Med denne funksjonen kan du enkelt redusere stavemåten av komplekse ord og setninger, og i noen tilfeller setninger, til bare et par bokstaver. Den eliminerer også typiske skrivefeil som er unike for deg.
Finn fanen "Fil", utvid "Alternativer", klikk på "Staving" og klikk deretter på "Alternativer for automatisk bytte". Skriv inn informasjonen i linjene "Erstatt" og "Til". Det er gjort. Skrivehastigheten kan nå økes.
Lag alltid en sikkerhetskopi
Alle har opplevd at strømmen går uten forvarsel, eller at du ved et uhell lukker et dokument uten å lagre det. For slike tilfeller og oppfunnet en sikkerhetskopi, som vil være nødvendig for å gjenopprette informasjonen etter uforutsette omstendigheter. En slik funksjon brukes også til å arkivere tidligere versjoner av et dokument.
Klikk på "File", trykk på "Options", deretter "Advanced" og se etter "Save". Klikk på "Lagre alltid sikkerhetskopi".
Trekk opp "halen" på sidene
Noen ganger passer ikke teksten på 1 side, og Word kaster teksten til neste side, selv om det er upraktisk for utskrift. Det er her forskjellige triks brukes, selv om du ganske enkelt kan bruke alternativet "Krymp til side". Teksten reduseres til størrelsen på 1 side ved å komprimere størrelsen og avstanden mellom linjene litt. Gå til verktøylinjen for hurtigtilgang, åpne "Andre kommandoer", bytt til "Alle kommandoer", gå ned til "Krymp til side"-funksjonen og flytt den til vinduet til høyre. Ett klikk og "halen" er trimmet.
Ta de tipsene som gjelder for arbeidet ditt, studer dem og bruk dem i praksis. Spar tid og gjør arbeidet ditt mer rasjonelt. God fornøyelse med arbeidet!
