A Microsoft Word lehetővé teszi, hogy minden nap rengeteg új dokumentumot hozzunk létre és dolgozzunk vele, de néha a megszokottak nem lehetnek sem hatékonyak, sem eredményesek. A szakemberek 10 módszert javasolnak, amelyekkel könnyebbé teheti az életét az alkalmazás használata során.
Az alapértelmezett betűtípus módosítása a Wordben
Annak a szervezetnek a szabványai, amelynek dolgozik, vagy személyes preferenciái diktálják, hogy egy bizonyos betűtípust használjon. betűtípus bizonyos jellemzőkkel, mondjuk Times New Roman, 12 pt. Sajnos a Microsoft Word nem tud olvasni a gondolataiban, és minden egyes indításkor a Verdana betűtípus, 10 pt használatát javasolja. Ez nagyon bosszantó, mert újra és újra meg kell változtatnod a betűtípust. Egy dokumentum esetében ez csak néhány másodpercet vesz igénybe, de ha éveken keresztül csinálod, az órákig is eltarthat. Miért nem lehet véget vetni ennek a nyűgnek, és véget vetni a dolognak?
Megoldás: Meg kell adnia a betűtípust és annak jellemzőit, amelyet minden új fájl megnyitásakor használni fog. Ehhez lépjen a "Főoldal" fülre, kattintson a "Betűtípus" menüpontra, adja meg a kívánt opciót, majd kattintson a bal alsó sarokban lévő "Alapértelmezett" gombra.
A tezaurusz segít
Mindenki megérti, hogy a konkrét tudományos meghatározások és jogi kifejezések nem jelentik a szinonimák használatát. De a nem hivatalos vagy mindennapi írásokban a hasonló jelentésű szavak használata teljesen elfogadható, sőt néha szükséges is. Ezáltal a szöveg új színt kap, javul az olvashatósága, és nem lesz többé unalmas. Abban az esetben, ha nincs elég nagy szókincsed, vagy ha éppen nem jut eszedbe semmi, érdemes mindig a böngésződhöz fordulnod?
Megoldás: A Wordbe már beépített tezaurusz kéri a megfelelő szavakat. Kattintson a cserélni kívánt szóra, miközben lenyomva tartja az Alt billentyűt a billentyűzeten. A jobb oldalon felugrik egy ablak, ahol a javasolt változatok közül kereshet szinonimát.
Gyorsan mozgatható listasorok
Az információ legjobban a különböző jelölésekkel ellátott listák segítségével érthető meg. A struktúrának és a részekre való felosztásnak köszönhetően agyunk sokkal könnyebben tudja az információt feldolgozni. Ezért a tervezést listaformátumban végezzük. Egy lista, amelyre kellemes ránézni, de nehézkes a formázása, meggátolja a felhasználókat abban, hogy gyakran használják. Speciális eset a sorok egymáshoz viszonyított mozgatása, erre a célra általában mindenki a közkedvelt billentyűkombinációkat használja: Ctrl+C és Ctrl+V.
Megoldás: Az Alt + Shift + ↑(↓) kombináció a kiválasztott elemet a megfelelő irányba mozgatja. Ez a billentyűkombináció bekezdések esetén is alkalmazható. Szövegrészleteket illeszthet be egy lista részei közé.
Nem szaggatott szóköz
Sokan tudják, hogy nagy értékek írásakor a számjegyeket nem lehet több sorral elválasztani, vagy a kezdőbetűket nem szabad elválasztani a vezetéknévtől. A Word azonban néha nem ismeri az elemi szabályokat, és olyat tesz, amit nem kellene. Ne idegeskedjünk, és ne a szoftvert okoljuk minden bűnért.
A megoldás: a nem törőjel nélküli szóköz a megoldás minden problémádra. Nyomd meg a Shift + Ctrl + "szóköz" billentyűkombinációt, és ez elválasztja a sorokat egymástól. Ezeket használjuk rövidítéseknél (pl. 10 mm), a karakterek és a hozzájuk tartozó számok között (pl. 26). A nem nyomtatható karakterek előnézetében körként jelenik meg.
Mezőkódok.
Ez a funkció a hétköznapi életben talán nem tűnik túl praktikusnak, de a szabványos dokumentumok tervezéséhez megfelelő lesz. Egy tipikus dokumentumon csak egy kis korrekciót végezhet, frissítheti a margókat, és nem kell az egész szöveget újraírnia.
Ha például hatjegyű számokat szeretne kisbetűsre fordítani, vagy beilleszteni a dokumentum készítésének dátumát, a mezőkódok mindenképpen segítenek ebben. Az Alt + F9 billentyűkombináció megváltoztatja a mezőkódok és értékeik megjelenítését. Ehhez menjen a Beszúrás menüpontba, keresse meg az "Expressz blokkok" menüpontot, és kattintson a "Mezők" gombra, vagy használja a Ctrl + F9 billentyűkombinációt. Amint megjelennek a szögletes zárójelek, oda beírhatsz egy számot, ami aztán betűjeleken keresztül megjelenik.
Biztosítsa dokumentumai biztonságát
Az élet más, ezért soha ne hagyja őrizetlenül a laptopját, pendrive-ját stb. De ha mégis megteszed, akkor győződj meg róla, hogy a dokumentumaidra előzetesen jelszavakat állítottál be. A Word biztonsága hasonló ahhoz, amit az amerikai kormány használ az államtitkok védelmére.
De még mindig nem szabad elfelejtenie a jelszavakat, mert nem fogja tudni visszaszerezni őket. Menjen a "Fájl" fülre, görgessen lefelé, válassza a "Részletek" lehetőséget, kattintson a "Dokumentum védelme" és a "Jelszó titkosítása" lehetőségre. A védelem feloldásához aktiválja a dokumentumot, és ott is távolítsa el a jelszót.
Állítson be korlátozást a módosítások elvégzésére
Ha azt szeretné, hogy munkája látható legyen, de más felhasználó ne tudjon rajta változtatni, használja a módosítási korlátozást.
Megoldás: Menjen a "Fájl" fülre, görgessen lefelé, válassza a "Részletek" lehetőséget, kattintson a "Dokumentum védelme" és a "Szerkesztés korlátozása" lehetőségre. Itt például megadhatja a dokumentum azon részeit, amelyekre nem vonatkozik a korlátozási szabály.
Automatikus helyettesítés
Ezzel a funkcióval könnyedén néhány betűre csökkentheti az összetett szavak és mondatok, egyes esetekben pedig a mondatok helyesírását. Emellett kiküszöböli a tipikus, csak Önre jellemző elgépeléseket is.
Keresse meg a "Fájl" fület, bontsa ki a "Beállítások" menüpontot, kattintson a "Helyesírás", majd az "Automatikus csere beállításai" menüpontra. Írja be az adatokat a "Helyettesítő" és a "Címzett" sorokba. Kész. A gépelési sebesség most már növekedhet.
Mindig készítsen biztonsági másolatot
Mindenki találkozott már életében olyan pillanatokkal, amikor figyelmeztetés nélkül elment az áram, vagy véletlenül mentés nélkül bezár egy dokumentumot. Az ilyen esetekre és kitalált egy biztonsági mentést, amely szükséges lesz az információk helyreállítása után előre nem látható körülmények között. Egy ilyen funkciót egy dokumentum korábbi verzióinak archiválására is használnak.
Kattintson a "Fájl" gombra, nyomja meg az "Opciók", majd a "Speciális" gombot, és keresse meg a "Mentés" lehetőséget. Kattintson a "Mindig mentés biztonsági mentés" lehetőségre.
Az oldalak "farkának" felhúzása
Előfordul, hogy a szöveg nem fér el 1 oldalon, és a Word átdobja a szöveget a következő oldalra, bár ez a nyomtatásnál kényelmetlen. Ilyenkor különböző trükkökhöz folyamodunk, bár egyszerűen használhatjuk a "Shrink to Page" opciót is. A szöveget a sorok méretének és távolságának enyhe tömörítésével 1 oldal méretére csökkenti. Menjen a gyorselérési eszköztárra, nyissa meg az "Egyéb parancsok" menüpontot, váltson az "Összes parancs" menüpontra, majd ugorjon le a "Shrink to Page" funkcióra, és helyezze át a jobb oldali ablakba. Egy kattintás, és a "farok" le van vágva.
Fogd meg a munkádra vonatkozó tippeket, tanulmányozd őket, és alkalmazd a gyakorlatban. Takarítson meg időt, tegye racionálisabbá a munkáját. Jó munkát kívánok!
