Microsoft Word võimaldab iga päev luua ja töötada paljude uute dokumentidega, kuid mõnikord ei ole see, millega me oleme harjunud, ei tõhus ega tulemuslik. Spetsialistid soovitavad 10 võimalust, kuidas selle rakenduse kasutamisel oma elu lihtsamaks muuta.
Wordi vaikimisi fondi muutmine
Selle organisatsiooni standardid, kus te töötate, või isiklikud eelistused dikteerivad teile teatud kirjatüübi kasutamist. font teatud omadustega, näiteks Times New Roman, 12 pt. Paraku ei oska Microsoft Word teie mõtteid lugeda ja iga kord, kui te käivitate selle, soovitab ta kasutada Verdana kirjastiili, 10 pt. See on väga tüütu, sest sa pead ikka ja jälle fondi muutma. Ühe dokumendi puhul võtab see vaid mõned sekundid, kuid aastate jooksul võib see võtta tunde. Miks mitte lõpetada see vaevarikas ja teha sellele täielik lõpp?
Lahendus: Teil on vaja määrata font ja selle omadused, mida kasutatakse iga kord, kui avate uue faili. Selleks minge vahekaardile "Home", klõpsake "Font", määrake soovitud valik ja klõpsake vasakul allosas nupule "Default".
Tesaurus aitab
Igaüks mõistab, et konkreetsed teaduslikud mõisted ja juriidilised terminid ei tähenda sünonüümide kasutamist. Kuid mitteametlikus või igapäevases kirjutamises on sarnase tähendusega sõnade kasutamine täiesti aktsepteeritav ja mõnikord isegi vajalik. See võimaldab teie tekstil omandada uue värvi, muutes selle loetavamaks ja vähem igavaks. Juhul, kui teil ei ole piisavalt suur sõnavara või kui teile ei tule hetkel midagi meelde, peaksite alati pöörduma oma brauseri poole?
Lahendus: Wordi juba sisseehitatud tesaurus küsib teile õigeid sõnu. Klõpsake sõna, mida soovite asendada, hoides samal ajal klaviatuuril Alt-klahvi all. Paremal avaneb aken, kus saate otsida sünonüümi soovitatud variantide hulgast.
Kiiresti liikuvad nimekirjarivid
Informatsioon on kõige paremini mõistetav, kasutades erinevate tähistega nimekirju. Tänu struktuurile ja osadeks jaotamisele on meie ajul palju lihtsam teavet omaks võtta. Seepärast tehakse planeerimine nimekirjade kujul. Nimekiri, mida on meeldiv vaadata, kuid ebamugav vormistada, takistab kasutajatel neid sageli kasutada. Erijuhtumiks on ridade omavaheline liigutamine, selleks kasutavad kõik tavaliselt armastatud klahvikombinatsioone: Ctrl+C ja Ctrl+V.
Lahendus: Alt + Shift + ↑(↓) kombinatsioon liigutab valitud objekti õiges suunas. See klahvikombinatsioon on kohaldatav ka lõigete puhul. Saate sisestada tekstilõike loetelus olevate osade vahele.
Mittekatkendav tühik
Paljud inimesed teavad, et suurte väärtuste kirjutamisel ei tohi numbreid eraldada mitme reaga või initsiaale perekonnanimest eraldada. Kuid Word ei tunne mõnikord elementaarseid reegleid ja teeb asju, mida ta ei peaks tegema. Ärge muutuge närviliseks ja süüdistage kõigis pattudes tarkvara.
Lahendus: mittekatkendav tühik on lahendus kõigile teie probleemidele. Vajutage Shift + Ctrl + "tühik" ja see hoiab read eraldi. Neid kasutatakse lühendite puhul (nt 10 mm), märkide ja nende juurde kuuluvate numbrite vahel (nt 26). Mittekirjeldatavates tähemärkide eelvaadetes kuvatakse see ringina.
Väljakoodid.
See funktsioon ei pruugi tunduda liiga mugav tavalises elus, kuid standarddokumentide kujundamiseks sobib. Saate lihtsalt teha väikese paranduse tavalises dokumendis, uuendada marginaalid ja ei pea kogu teksti uuesti tegema.
Kui soovite näiteks kuuekohalisi numbreid tõlkida väiketähtedeks või sisestada dokumendi koostamise kuupäeva, siis on väljakoodid kindlasti abiks. Alt + F9 klahvikombinatsioon muudab väljakoodide ja nende väärtuste kuvamist. Selleks minge Insert, otsige "Express Blocks" ja klõpsake "Fields" või kasutage Ctrl + F9. Kui ilmuvad kumerad sulgud, saate sinna sisestada numbri ja see kajastub seejärel kirjade kaudu.
Kindlustage oma dokumendid
Elu on erinev, seega ei tohiks kunagi jätta oma sülearvutit, mälupulka jne. järelevalveta. Aga kui te seda siiski teete, siis peaksite kindlasti eelnevalt oma dokumentidele paroolid määrama. Wordi turvalisus sarnaneb turvasüsteemiga, mida Ameerika valitsus kasutab riigisaladuste kaitsmiseks.
Te ei tohiks siiski oma paroole unustada, sest neid ei ole võimalik taastada. Mine vahekaardile File, keri alla, vali Information, klõpsa Protect Document ja klõpsa Password Encrypt. Kaitse eemaldamiseks peate dokumendi aktiveerima ja eemaldama salasõna, samas kohas.
Seadke piirangud muudatuste tegemisele
Kui soovite, et teie töö oleks nähtav, kuid keegi teine kasutaja ei saa midagi muuta, kasutage muutmispiirangut.
Lahendus: minge vahekaardile "File", kerige allapoole, valige "Details", klõpsake "Protect Document" ja klõpsake "Restrict Editing". Siin saate näiteks määrata dokumendi osad, mille suhtes piirangureeglit ei kohaldata.
Autosubstitutsioon
Selle funktsiooniga saate hõlpsasti vähendada keeruliste sõnade ja fraaside ning mõnel juhul ka lausete õigekirja vaid paari tähega. See kõrvaldab ka tüüpilised kirjavead, mis on ainulaadsed.
Leidke vahekaart "File", avage "Options", klõpsake "Spelling" ja seejärel "Auto-Swap Options". Sisestage andmed ridadesse "Replace" ja "To". Valmis. Nüüd võib kirjutamiskiirus suureneda.
Looge alati varukoopia
Igaüks on oma elus kokku puutunud hetkedega, mil vool läheb ilma hoiatuseta välja või sulete kogemata dokumendi ilma salvestamata. Sellisteks juhtudeks ja leiutatud varukoopia, mis on vajalik teabe taastamiseks pärast ettenägematuid asjaolusid. Sellist funktsiooni kasutatakse ka dokumendi varasemate versioonide arhiveerimiseks.
Klõpsake "File", vajutage "Options", seejärel "Advanced" ja otsige "Save". Klõpsake "Always save backup" (salvesta alati varukoopia).
Tõmmake lehekülgede "saba" üles
Mõnikord ei mahu tekst 1 leheküljele ja Word viskab teksti järgmisele leheküljele, kuigi see on printimisel ebamugav. Siinkohal kasutatakse erinevaid trikke, kuigi võite lihtsalt kasutada valikut "Shrink to Page". Tekst vähendatakse 1 lehekülje suuruseks, surudes veidi kokku ridade suurust ja vahekaugust. Mine kiirtööriistaribale, ava "Muud käsud", vaheta "Kõik käsud", seejärel mine alla funktsioonile "Shrink to Page" ja liiguta see paremal asuvasse aknasse. Üks klõps ja "saba" on kärbitud.
Võtke oma tööga seotud näpunäited, uurige neid ja kasutage neid praktikas. Säästa oma aega, tee oma töö ratsionaalsemaks. Head tööd!
